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Será que os seus times de vendas e marketing estão preparados para o CRM?

Grandes empresas já entenderam o poder de uma gestão eficiente do relacionamento com seus prospects e clientes. Em tempos de muita competitividade e frente a um público cada vez mais exigente e seletivo, otimizar processos integrando a força de vendas à de marketing com estratégias e ferramentas que viabilizem a atração e conversão de novos clientes é imprescindível para a sobrevivência e crescimento empresarial nos mais variados nichos. E ainda que para as grandes corporações esses processos sejam viabilizados e otimizados por bons sistemas de gestão de relacionamento com clientes, ou CRMs, para outras empresas a ferramenta ainda aparece como um mito, algo distante e de função pouco conhecida. Mas afinal, você sabe o que é um CRM e como ele pode beneficiar sua empresa? E, mais, será que o seu time de vendas e o seu time marketing estão preparados para atuar com um CRM? Neste post vamos te mostrar como funciona esse tipo de sistema e como ele contribui para otimizar os processos de marketing e vendas dentro da sua empresa. Aproveite também para entender quais são as premissas para que a implementação de um CRM seja satisfatória e avalie se o seu time está preparado pra ele.

CRM: conceito e aplicações

CRM, ou Customer Relationship Management, tem como tradução literal “gestão do relacionamento com cliente". Assim, trata-se de um sistema que permite o gerenciamento de todos os processos que envolvam o relacionamento com clientes dentro de uma empresa. Cadastro de novos clientes, gestão de informações de contato e dados dos seus prospects, registro de atendimentos e ações realizadas por suas equipes junto a cada cliente (ligações, envio de orçamentos, vendas), geração de relatórios de vendas e aproveitamento de prospects, enfim, essas e outras aplicações compõem o que conhecemos por CRM. Além disso, a possibilidade de customização desses sistemas faz com que exista hoje uma gama variável de funcionalidades, cada uma pensada para diferentes necessidades dentro de cada empresa. A integração entre CRMs e ferramentas de automação de marketing, por exemplo, é uma das aplicações que vem revolucionando o uso desses sistemas, já que permite que os dados e informações referentes às ações das equipes de marketing e vendas sejam facilmente compartilhados entre si.

Otimizando processos de vendas: a abordagem de leads qualificados

Como dissemos, bons sistemas de gestão de relacionamento com clientes permitem a integração com ferramentas de automação de marketing, o que beneficia tanto a equipe de marketing quanto a de vendas. Isso porque essa integração possibilita o acompanhamento de todas as ações realizadas por ambas as equipes em tempo real. Assim, é possível que seu time de vendedores saiba, por exemplo, quais são os leads (contatos que já demonstraram algum interesse por seus produtos ou serviços ao se cadastrarem em sua base) realmente qualificados para a abordagem comercial, quais deles já foram contatados por outros vendedores e quais acabaram de entrar para a base de contatos da sua empresa. Além de evitar ações duplicadas (como ligações pela força de vendas ou mesmo envio de campanhas de e-mail pelo time de marketing), essa integração permite que seu time de vendedores elabore uma abordagem mais apropriada para cada cliente em potencial, evitando contatos precoces ou desgastantes para o cliente em potencial.

Acompanhamento de leads pelo pipeline de vendas

O acompanhamento do lead pelas diversas etapas do pipeline de vendas é outra vantagem que um bom CRM oferece tanto às equipes de marketing quanto de vendas. Lembre-se que, até que se tornem clientes efetivos, todos os seus leads passam, invariavelmente, por diferentes etapas dentro deste ciclo. Antes de entrarem para sua base e demonstrar qualquer interesse por suas soluções esses clientes em potencial são meros suspects, e estão na primeira etapa do pipeline de vendas. A partir do momento em que chegam à sua base (ao assinarem sua newsletter, ou solicitar um orçamento em seu site, por exemplo), eles se tornam leads, ou prospects. O trabalho da equipe de marketing junto a esses leads (com envio de conteúdos ricos e relevantes, elaboração de campanhas de marketing segmentadas) qualifica-os para a etapa final do pipeline, quando seu time de vendas entra em campo para efetivar a negociação. Com um sistema de gestão de relacionamento com clientes fica muito mais simples para ambas as equipes saberem como cada contato deve ser trabalhado para que evolua para a próxima fase do ciclo de vendas. Lembre-se que o CRM permite que todos os dados e atualizações realizadas no sistema fiquem visíveis em tempo real para ambas as equipes.

CRM, suas equipes estão prontas?

Com tantos benefícios, fica difícil entender porque uma empresa, independente do seu porte, não optaria por ter um sistema de gestão desses. Porém, antes de decidir se está na hora de investir em um CRM, avalie o porte e o potencial de crescimento de sua empresa, e claro, se suas equipes estão prontas para isso. Para empresas com alto potencial de escalabilidade, como startups, por exemplo, a adoção de um CRM faz-se importante desde o início. Para outras, que ainda se encontram em fase de crescimento, mas já começam a ver seu volume de leads crescer, a implementação rápida tende a evitar o retrabalho e as baixas taxas de conversão no futuro. Porém, em todos os casos, mais do que uma ferramenta, é preciso disposição compartilhada para que um sistema desses realmente traga benefícios para todo o time. O lançamento sistemático de dados e as atualizações no sistema precisam se tornar parte da cultura da empresa e, para isso, os colaboradores precisam compreender quais são os benefícios reais do CRM. Lembre-se que não importa quão bom seja o sistema adotado, se não houver um compromisso comum quanto à atualização do mesmo, os relatórios referentes ao desempenho das equipes de venda e marketing podem ficar muito distantes da realidade.

A lenda do CRM complexo e a revolução do sistema em nuvem

Por muito tempo o uso desses sistemas de gestão de relacionamento com clientes esteve associado a altos custos e processos complexos de implementação e usabilidade. Porém, o surgimento dos sistemas abrigados em nuvem fez com que tanto os custos de aquisição quanto os processos de implementação fossem significativamente reduzidos. Atualmente, é possível que esses sistemas sejam contratados (e até mesmo testados em versões gratuitas) de maneira totalmente remota. A simplicidade das funções e a usabilidade possível com back-ends cada vez mais intuitivos faz com que esse tipo de solução empresarial seja ainda mais acessível para empresas de diversos portes. Outra vantagem dos sistemas armazenados em nuvem é a mobilidade, já que tanto as equipes de venda quanto de marketing poderão realizar consultas e abastecer o CRM de qualquer lugar, desde que tenham um dispositivo conectado à internet.

Sua empresa está pronta para começar? Ainda tem dúvidas sobre o CRM? Deixe um comentário e compartilhe-as conosco!

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Lógica Automação

“Hoje, na Lógica Automação, temos as informações de nossos clientes centralizadas e acompanhamos todo o ciclo de vendas utilizando as funcionalidades básicas do Dynamics CRM Online.” “Com o Microsoft Dynamics CRM Online conseguimos saber em poucos cliques em qual etapa do processo de vendas nossos clientes potenciais estão, garantindo a agilidade que a Lógica precisa para atuar no fechamento de novos negócios.” “O acompanhamento das ocorrências e a resolução de chamados dos clientes da Lógica são feitos através do Microsoft Dynamics CRM Online. Ele nos dá os relatórios e gráficos que precisamos em tempo real para garantir a excelência da nossa prestação de serviços.”

Simone Pereira

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Netpark

“Todo o projeto de implantação do Microsoft Dynamics CRM Online foi um sucesso. Os trabalhos realizados foram remotos, executados por ótimos consultores que entenderam rapidamente o que necessitávamos e foram objetivos nas soluções. Estamos muito felizes em reafirmamos nossa parceria com a Inove Live com mais este projeto.”

Washington Galvão
   

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Composite

“Nós precisávamos de um e-mail seguro e que pudesse ser acessado a qualquer momento e por qualquer tipo de smartphone ou computador. Conseguimos isso com o Office 365! E os consultores da inovelive! nos deram a tranquilidade de migrar todas as informações que estavam na Locaweb para o Exchange Online sem perder dados e com muita rapidez. Não ficamos sem acesso ao e-mail nenhum só dia!” “

Leonardo Pires - Composite

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Tessa

“Com o Dynamics CRM a área comercial da TESSA consegue centralizar as informações dos clientes, oportunidades que estão sendo desenvolvidas e cadastro de clientes potenciais. Concretizando uma melhor organização da força de vendas, que tem atuação nacional e internacional. Eliminamos a duplicidade de oportunidades (o que gerava distorções nas previsões mensais), passamos a ter visibilidade de nosso pipeline e ganhamos o apoio de dados confiáveis para tomar decisões. Além disso, conseguimos saber quais são os valores brutos e líquidos, já descontados os comissionamentos, de cada oportunidade. “

Thiago Tessarolo - Tessa

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Brasanitas

“Após analisar algumas soluções de CRM, optamos pelo Dynamics CRM Online pela sinergia existente com o Office365 e por ser uma plataforma de implementação rápida, que atenderia as nossas necessidades de negócio. O passo seguinte foi escolher uma consultoria. A inovelive participou de um processo de avaliação entre outras consultorias e um de seus diferenciais foi a metodologia rápida e seu foco em implementação de soluções na nuvem como o Dynamics CRM Online. Além disso, houve a recomendação da Microsoft de que se tratava de um parceiro certificado”.

Anderson Moura - Grupo Brasanitas

https://vimeo.com/118599275

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Editorial | Inove Live

Bem-vindo ao Blog da inovelive!

  A inovelive! como especialista na plataforma Microsoft na Nuvem e pioneira em metodologias inovadoras de implantação de sistemas, criou este espaço virtual para levar até você as tendências do universo da tecnologia. Este é o canal onde postaremos conteúdos relevantes, pensados e elaborados com carinho por nossa equipe de colaboradores, que vão esclarecer conceitos de CRM (Customer Relationship Management), Portais em Sharepoint, Pacotes de colaboração, Hospedagem na Nuvem e Redes Sociais Corporativas. E ainda, como todas essas práticas de mercado tornarão a sua empresa mais produtiva, com maior controle e operando com custos reduzidos. Todas às terças e quintas-feiras teremos um novo post para deixar você por dentro de tudo o que acontece no mundo da tecnologia voltada para negócios.   Estamos lisonjeados com sua visita!   Conte conosco para guia-lo na sua aquisição de conhecimento e crescimento da sua companhia.    

Até quinta!

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Interface entre o capital humano e o mercado

Tecnologias que analisam perfil de candidatos de empresas ajudam a encontrar a melhor combinação Em 11 de fevereiro de 2013, as portas do vaticano estavam abertas para escutar o discurso do então papa Bento XVI. Em poucas palavras, o pontífice anunciava sua renúncia ao cargo. Todos ficaram chocados com o pronunciamento. Poucos papas ousaram tanto. Eram nítidos os sinais de uma nova era. A renúncia foi então sucedida por uma seleção de cardeais que ocupariam o cargo máximo da igreja católica. Para tanto, foi convocado o Colégio Cardinalício, composto por cento e quinze cardeais de todo globo, que eram ao mesmo tempo selecionadores e candidatos à vaga. Eles teriam de eleger entre si quem seria o melhor representante para o cargo. Foram cinco rodadas de votação até que a fumaça branca saísse da chaminé da capela sistina – onde o conclave estava reunido -, indicando que haviam decidido por um nome. Desta vez um padre latino- americano seria pontífice e a primazia coube ao cardeal argentino Jorge Mario Bergoglio, o papa Francisco. Da renuncia até o anuncio do nome do cardeal que ocuparia o lugar de bento XVI, foram treze dias. Não divulgada, mas por vezes mais concorrida do que uma vaga pôr para o cargo máximo da igreja Católica é a corrida por uma boa vaga no mercado de trabalho. O candidato precisa passar por uma batalha de etapas que começa no momento em que ele redige seu currículo, passa pela divulgação de suas competências, habilidades e valores, pela seleção da vaga adequada aos seus predicados, entrevistas diversas até que a fumaça branca – o telefonema do recrutador – indique que ele venceu a batalha. Redução de tempo e dos gastos Na tradicional metodologia do recrutamento e seleção, já se vão mais de dois meses para que todas essas etapas sejam concluídas. Sim, mais demorado do que o conclave para eleição do papa. Todavia, já há tecnologias que reduzem esse prazo e, melhor do que isso estreitam habilidades, competências e valores do candidato com as vagas da empresa. Companhias que resolveram investir nesse tipo de solução não se arrependem de ter seguido tal caminho. Este é caso da empresa de tecnologia Finnet. O alto custo, a falta de profissionais qualificados para a vaga e o trabalhoso processo de analisar o volume de currículos induziram a empresa a internalizar o processo. Então o que antes era feito via agencias de recrutamento, passou a ser feito internamente por meio de ferramentas do Linkedin. “Antigamente utilizávamos apenas formulários que eram enviados para as consultorias. Por meio do sistema, agora, conseguimos realizar um filtro por região, segmento formação e experiência”, explica a coordenadora essa transição, a empresa ganhou em qualidade e perdeu em quantidade, o que facilitou o processo do R&S. “a ferramenta trouxe mais assertividade na contratação dos talentos”, indica. E os números corroboram a afirmação. O SLA anterior da Finnest era de 72 dias e atualmente é de 45 dias. A diminuição dos custos também foi gritante, cerca de 58%. “Com a seleção em consultorias dependendo da quantidade de vagas, o custo aumentaria, pois tratava-se de um percentual cobrado em cima do salário fechado agora [com a ferramenta] podemos provisionar o valor fixo”, elucida Os Serviços Financeiros Volkswagen também adotaram o mesmo rumo e a média de tempo do processo de recrutamento e seleção também declinou. “Em medias atendíamos nossos clientes [internos] em 60 dias entretanto podia exigir um prazo maior. Com LinkedIn, conseguimos reduzir o prazo de apresentação de candidatos de 15 para 10 dias numa primeira etapa. E o prazo total para uma contratação foi reduzida, em média, para 33 dias “, conta Marco Aurélio de castro superintendente de rh da Volkswagen Serviços Financeiros. O acesso aos currículos dos talentos disputados a tapas pelo mercado também ficou mais acessível com essas ferramentas. “Por meio dessas informações podemos acompanhar e verificar como foi e é a carreira desses executivos. Mais do que um currículo exposto o que temos são recomendações e projetos divulgados que foram realizados efetivamente”, explica Sheila da Finnet. Por traz da tecnologia Mas qual é a experiência tecnológica que está por trás dessa seleção? O head de marketing do LinkedIn, Bernardo Brandão, indica que o segredo está no uso adequado de filtros e na busca dos candidatos passivos. “Com filtros de alta precisão, o profissional de RH chega ao candidato ideal rapidamente. Além disso, a empresa consegue atrair o que chamamos de candidatos passivos, aqueles que não estão à procura de emprego, mas que podem se interessar por uma vaga adequada ao seu perfil.” O executivo explica que para promover o encontro do candidato perfeito com a vaga almejada, o mecanismo do LinkedIn faz um encontro de palavras-chaves, por isso, ele ressalta a importância de um perfil completo e conciso. “Os nossos algoritmos procuram candidatos que atendam ao maior número de critérios/filtros estabelecidos pelos recrutadores”, aponta. Ele ainda acrescenta que para a melhor combinação candidato e vaga, o profissional deve ser objetivo na explicação do que pretende para sua carreira; só assim o sistema o encontrará. Segundo Brandão, a missão da empresa é conectar profissionais para torna-los mais produtivos e bem-sucedidos. “As ferramentas de recrutamento avançadas do LinkedIn, como o Recruiter, dão acesso a toda a rede de usuários e não apenas as conexões pessoais.” E o mercado parece ter comprado essa ideia. Em abril de 2010, o LinkedIn Lançou a versão de sua página em português. Na época, eles contavam com milhão de brasileiros cadastrados. Em novembro de 2011, o LinkedIn deu início as suas operações no Brasil. “Hoje, a companhia conta com 18 milhões de usuários no país, o que faz o Brasil o terceiro mercado em números de usuários”, acrescenta. Dicas para recrutar pela rede César Palmieri é um entusiasta do uso de novas tecnologias no processo de R&S. incluindo as redes sociais. Ele, que é sócio-diretor de equilíbrio e talentos da inove – empresa da área de tecnologia -, confessa que a estratégia tem dado bons resultados para a empresa. “As redes sociais profissionais são uma boa fonte para as empresas, pois as mudanças de cargo, emprego e recomendações formam uma base de dados rica e relativamente atualizada” Diz. Contudo, ele informa que a estra a estratégia deve ser estudada previam entente, observando-se algumas precauções. Veja nos quadros abaixo algumas vantagens do uso dessas ferramentas e o que deve ser feito antes de iniciar o seu processo de R&S pela rede: Vantagem • O processo é mais ativo, pois temos acesso a buscar os candidatos, mesmo os que não estão procurando um emprego pois hoje todos estão em, algo menos, uma rede social; • O processo é mais dinâmico, pois as pessoas mantem suas atualizações e interesses; • As vagas compartilhadas pelas próprias pessoas através de suas comunidades tornam a divulgação viral e efetiva; • As recomendações podem ajudar no processo de seleção; • O processo é todo gerenciado eletronicamente e isto facilita a organização. Precauções • buscar redes sociais com finalidade profissionais com ampla abrangência; • Entender o processo e se possível trazer um especialista da empresa para apresentar todas as modalidades de trabalho e contratos; • Usar uma modalidade de contrato (normalmente paga) que permita uma comunicação corporativa e acesso ao maior número de pessoas do que um acesso pessoal; • Neste contrato é importante que esteja previsto que em caso da troca de recrutadores o histórico de relacionamentos fique com a empresa e não com o recrutador; • Cuidar da apresentação da empresa e da sua identidade visual é algo relevante e que ajuda muito nesse processo; • Divulgue as vagas em comunidade que tenham profissionais interessados na sua oportunidade; • Entre em contato com os candidatos certos, que não estão buscando nova colocação de uma maneira mais suave, para não manchar a imagem da empresa. “Um dos nossos desafios é explicar para o usuário a riqueza que é manter isso atualizado”, destaca o executivo. Ele diz que as vezes as prioridades na carreira mudam.” hoje você pode ter um valor no trabalho que é o de mudança, depois você quer qualidade de vida então é o seu momento de vida, então não atualiza isso você recebera propostas que não combinam exatamente com seu perfil”, conclui. Combinação perfeita Sem dúvidas, a tecnologia, agregou muito ao processo de R&S. Se antes, os recrutadores tinham de selecionar um candidato numa pilha de papeis, hoje, Os algoritmos fazem este trabalho. “As tecnologias atuais trouxeram um novo padrão de qualidade e agilidade ao processo de recrutamento, visto que permitem selecionar talentos com base em especificidades da vaga – o que proporciona uma seleção mais criteriosa” afirma Castro da Volkswagen Serviços Financeiros. De acordo com o executivo, o algoritmo do LinkedIn é muito assertivo; ele seleciona, no grande “mar de informações” de perfil disponíveis, os que mais se adequam as necessidades da empresa. Para o executivo, há ainda um outro lado positivo dessa união de capital humano com a tecnologia: a produtividade, “O empregador não só publica posições e aguarda candidatos, mas pode encontrar e contatar profissionais dessas novas ferramentas tecnológicas. Isto tornou o processo mais apurado e os gestores percebem a diferença, destacando a qualidade dos candidatos que apresentamos”, conta. É notável que o RH das empresas queira participar mais ativamente da seleção de candidatos que vão atuar na companhia. Observando essa tendência, empresas como a Vagas e a Catho também criaram ferramentas que integram os profissionais de RH ao processo de R4S. “Comercializamos para um software de R&S para que ele faça a completa gestão de suas vagas”, explica Thais Correa, gerente de negócios da Vagas. Segundo a executiva, por meio do produto mencionado é possível conduzir todo o processo seletivo online. O software permite ao usuário, ou usuários – pois a empresa pode indicar o número de funcionários que farão a gestão das vagas e do processo de R&S – publicar a vaga, aplicar provas on-line e, obviamente, se comunicar com os candidatos. “Além disso, temos ainda alguns produtos complementares como o envio de SMS, a avaliação comportamental e o vídeo-entrevista”, observa. O produto atração dos melhores da Catho, também possibilita aos profissionais de RH gerenciar todo o processo seletivo com um plus: a oferta de um consultor especializado para orientar a corporação sobre a utilização dos produtos. “A empresa é responsável por todo o processo seletivo, desde o anuncio da vaga até a contratação dos profissionais. No entanto, a Catho auxilia a companhia em todo o processo fornecendo a tecnologia necessária”, sublinha Guilhermo Reis, gerente de produto da Catho Para ajudar as empresas a atrair os melhores, Reis explica que a Catho usa a Big data no core de todas as tecnologias da empresa.” usamos o Big Data desde as tecnologias que desenvolvemos para nosso a produtos até todas as nossas ações de business intelligence e estratégia”, conta. E a combinação de tecnologias da Catho com o uso de redes sociais também é outro diferencial. “Temos integração para importar dados do facebook e LinkedIn e estamos evoluindo cada vez mais para implementar outras funcionalidades com essas redes sociais.” Nessa toada, a Vagas também destaca que hoje os softwares de gestão de R&S precisam estar conectados as redes sociais. “Fazemos a integração automática com o Facebook e com o Twitter”, indica a gerente de negócios. Em outras palavras, basta uma empresa publicar uma vaga para que esta seja automaticamente distribuída nos aplicativos desta empresa nas plataformas do Facebook e Twitter. “Além disso, as vagas também são divulgadas nas redes sociais da Vagas”, informa. Mais um facilitador de RH é o produto mapa de carreiras, recém-lançado pela Vagas no CONARH 2014. “Este é um produto tanto para o candidato quanto para a empresa que o traz um panorama do mercado cm relações à carreira”, relata Thais. De acordo com a executiva, esse mapa foi construído com base nos 8 milhões de currículos cadastrados na Vagas, que tiveram as informações consolidadas por cargos parecidos ou idênticos. “Dessa consolidação, observamos a existência de 6 mil cargos e monitorados informações relacionadas a eles, como a evolução de carreira, média salarial e formações mais comuns ligadas aos cargos. “Informações estas muito preciosas para um trabalhamos estratégico do RH Na falta do RH E quando a companhia ainda não tem uma área de RH bem estruturada? Sem problemas. Empresas que oferecem tecnologia para R&S possuem soluções especificas para esse gap. Foi assim no caso da ProPay, empresa da área de tecnologia com um pouco mais de 14 anos de existência e mais de 300 funcionários por se tratar de uma microempresa, ela ainda não possui uma área de RH especifica para contratações, por isso, a Catho foi escolhida como parceira da ProPay na contratação de talentos e na fixação da remuneração dos candidatos. Para cumprir com a missão, a Catho uso duas ferramentas: a Busca de Currículos e a pesquisa salarial. Que ajudou a definir a remuneração adequada para as vagas propostas. Segundo Silene Brito, Gerente de desenvolvimento humano organizacional da ProPay, o sistema é eficiente e permite encontrar o melhor profissional no menor tempo. Para ela, a Catho proporciona uma triagem bastante assertiva. “O desafio é permanente e constante, visto que o Brasil ainda possui baixa taxa de desemprego. Com a Catho, temos um banco de dados qualificado e com a pesquisa salarial podemos oferecer salario compatível com o mercado, benefício e facilidades Employer branding E não é só no campo do R&S que as ferramentas atuam, ela também tem dado uma boa força para empresas no que versa ao employer branding, o marketing das empresas com foco em seus colaboradores ou futuros. “Desde a criação da página Volkswagen Serviços Financeiros Brasil, em agosto, o número rápido (hoje temos 1.500). Pesquisas apontam que mais da metade das pessoas que seguem uma página de empresa desejam trabalhar nela. Dessa forma, podemos concluir que houve uma melhoria no employer branding da empresa” Explica Castro. Antes da aquisição da nova tecnologia não havia a exposição necessária.”Nosso processo de branding está em crescimento e faz parte da estratégia global da empresa em todos os mercados onde atuamos”, relata. O executivo explica que a Volkswagen Serviços está construindo uma identidade de empregadora nas redes sociais com um perfil compatível com o que a empresa é e o que faz: uma companhia em continuo movimento e que promove a mobilidade A empresa de TI Finnet também viu seu employer branding ser impulsionado. A visibilidade da marca em relação aos profissionais aumentou em cinco vezes e a atratividade da marca em relação a concorrência aumentou em 41%

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Tecnologias facilitam mundo corporativo

Nos últimos tempos as empresas gastaram muito tempo e dinheiro na implantação de soluções tecnológicas. O impacto deste gasto gerou falta de dedicação no negócio principal das corporações, que agora buscam cada vez mais soluções que sejam fáceis e ágeis de se implantar. E, se possível, flexíveis ao ponto de dispensar a necessidade de um departamento a necessidade de um departamento de Tecnologia da informação. Neste sentido, tecnologias como cloud (ou computação em nuvem, que utiliza o armazenamento de dados por meio de serviços que poderão ser acessados com segurança de qualquer lugar do mundo, sem necessidade de instalação de programas, utilizando a internet, daí a alusão à nuvem), mobilidade e social business, são mais que mega tendências tecnológicas. Segundo Carlos Henrique Mota, diretor de operações da Inove Live, empresa de São Paulo especializado na plataforma Microsoft, elas já são realidade no mundo corporativo. Ele explica que todas estas tecnologias possuem diversos benefícios. “Mas acreditamos também em um grande objetivo comum: melhorar a produtividade das empresas”, afirma Mota. Soluções em cloud agilizam o processo de implantação das mesmas e consequentemente a descoberta – de forma mais rápida – de problemas não esclarecidos anteriormente, “A mobilidade facilita tomarmos decisões de onde estivermos. Ferramentas de social facilitam a comunicação colaborativa, compartilhando informações e obtendo respostas mais rápidas do que a tradicional troca de e-mails.” Engana-se quem pensa que estas ferramentas tecnológicas são para grandes empresas apenas. Mota afirma que são para todas. “Acreditamos inclusive que as empresas de médio e pequeno porte estão aderindo muito mais rapidamente do que as empresas grandes”, diz. Além de um custo viável (as empresas deixam de adquirir o software como um ativo e começam a pagar mensalmente pela utilização, como um serviço), facilita a tomada de decisão. “Para as empresas grandes, o mundo cloud muitas vezes poderá ser encarado como uma grande quebra de paradigma”, diz o diretor da Inove Live Não há segredo para encontrar a tecnologia que mais se encaixa na necessidade de cada empresa. “A cada dia, a internet disponibiliza tais tecnologias de forma mais fácil. As empresas precisam simplesmente informar as suas dores e as deficiências de seus processos em sites de busca, que rapidamente serão apresentadas opções de soluções que poderão ser avaliadas gratuitamente por um período determina. Isso facilita conhecer melhor tais soluções dando mais segurança para as empresas na decisão de escolha”, orienta Mota. Os investimentos são feitos de acordo com as necessidades das empresas. O diretor da inoveexplica que no passado, quando as empresas adquiriam um software o mesmo exigi muitas vezes a aquisição imediata de hardware com alta capacidade de processamento, prevendo a expansão futura da empresa com a contratação de novos de novos colaboradores ou o aumento de transações das áreas de vendas, produção e administração, entre outras. “No mundo cloud, as empresas contratam o serviço de utilização do software de acordo com a necessidade do momento e podem adquirir novos usuários ou uma maior capacidade de processamento de hardware de acordo com o crescimento da empresa, facilitando o investimento e evitando o desembolso antecipado de recursos financeiros”.

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Office 365 ou Office 2013? Assinar ou comprar uma licença de software?

Como decidir a melhor opção entre os softwares de produtividade para sua empresa? Abaixo listamos alguns critérios que auxiliarão nessa tarefa e usamos como exemplo a comparação entre o Office 365 e o Office 2013, ao final você, além de saber os critérios para uma boa escolha, poderá dizer qual é a melhor opção para sua empresa. 1º Entenda quais softwares são mais necessários para o seu negócio: Se as pessoas de sua empresa precisam somente de editores de planilhas, textos e apresentações e de acesso a um e-mail, além de não terem necessidade de acesso remoto aos documentos para executarem suas tarefas diárias, então o Office 2013 pode ser adequado. No entanto, se elas desempenham o trabalho em equipe, fazem vídeo conferência, precisam de espaço para armazenamento de arquivos (documentos, vídeos e outros) em nuvem e ainda precisam de acesso a esses documentos em tablets, smartphones, notebooks ou em até outros 5 dispositivos, então o Office 365 é a melhor opção, pois tem mais softwares de produtividade e permite a instalação em até 5 dispositivos a partir da mesma assinatura. 2º Avalie as necessidades futuras de crescimento de sua empresa: Sua empresa terá rotatividade, aumento ou diminuição no número de colaboradores? Se você escolher por softwares de produtividade como o Office 2013, então o aumento ou diminuição de colaboradores pode representar um problema, pois para cada PC sua empresa precisará comprar uma nova licença, com o valor aproximado de R$ 1.179,00* por estação de trabalho. Ou seja, se aumentar o número de colaboradores você terá que investir esse valor e se diminuir e não houver reposição, então você terá “perdido” esse valor. Já com o Office 365 você poderá ativar e desativar as licenças sempre que quiser pagando apenas o valor da mensalidade (atualmente o plano Office 365 Business Premium custa R$ 40,80 por usuário/mês). Além disso, ao crescer sua empresa pode necessitar de ferramentas como o Lync (vídeo conferência e mensagens instantâneas), SharePoint (portais de intranet e gerenciador de arquivos entre as equipes internas ou parceiros externos), Yammer (rede social corporativa), Exchange Online (acesse seus e-mails, calendário, tarefas, anotações e contatos offfline ou na web) além do WordExcel e PowerPoint. E o melhor, todas essas ferramentas podem ser acessadas de forma remota por meio de dispositivos ou de um mero navegador de internet. 3º Planeje a compra e a manutenção: Uma dúvida muito comum é: Devo investir em algo definitivo ou fazer uma assinatura? O que é mais vantajoso? Vamos fazer as contas. Para instalar o Office 2013 sua empresa pagará R$ 1.179,00* por estação de trabalho e terá acesso apenas ao WordExcelPowerPointOneNoteOutlook, PublisherAccess. Para implantar o Office 365, pagará apenas R$ 40,80* (usuário/mês no plano Business Premium), terá acesso a todos esses softwares de produtividade do Office 2013, mais o LyncSharePointYammerExchange Online e One Drive for Business. Ainda está em dúvida?  Veja que ao assinar o Office 365 sua empresa vai demorar aproximadamente 2 anos e 5 meses para chegar no valor do Office 2013. Além desses custos, o Office 2013 ainda precisará de investimentos em equipe técnica para instalação e atualizações do software, investimentos em hardware, como servidores, definição de processos de backup e investimento em memória para o armazenamento dos arquivos… Enfim, existem outras despesas adicionais que variam conforme a estrutura da empresa e que podem sereliminadas ao se contratar o Office 365 na nuvem da Microsoft, além da garantia de ter o produto sempre atualizado e com programas que garantirão mais produtividade para sua equipe. Existem mais duas dicas simples: 4º Teste a ferramenta por algum tempo para ver se ela atende suas necessidades e 5º Busque uma consultoria para te auxiliar na escolha e esclareces suas dúvidas. E aí qual seria a melhor opção para sua empresa: Office 365 ou Office 2013?   *Os valores apresentados neste texto estão disponíveis no site: http://www.microsoftstore.com/ e foram consultados no dia 04 de fevereiro de 2015 Banner do Webinar sobre Office 365

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