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O que é e qual a importância estratégica do trabalho de back office?

Talvez você já tenha ouvido falar no termo “back office”, importantíssimo para garantir um fluxo adequado dos trabalhos, bom andamento de todas as etapas envolvidas no atendimento da empresa e melhor gestão de todos seus processos. Mas se não estiver bem familiarizado com ele e nem tiver ideia de como implantar este método em sua empresa, não se preocupe: aproveite nosso post para entender melhor do que se trata e aprender a fazer isso em seus negócios!

O que é back office?

Back office é algo como a “retaguarda” das operações principais do negócio para garantir que elas saiam de acordo com o esperado. É ele que determina, portanto, o bom funcionamento de todas as operações internas de uma empresa e suprimento de soluções ao consumidor, sem que este, claro, tenha que saber exatamente tudo o que é feito até que um produto ou serviço chegue a ele nas condições que espera. O que vale para o cliente é o resultado final, o valor que lhe é agregado pelo produto e a qualidade do serviço que lhe foi prestado. E a empresa trabalhará internamente, desde o pedido até a entrega, para que isso seja feito com competência. Back office, portanto, representa o trabalho feito como uma engrenagem por trás da operação principal da empresa e de sua interação com o consumidor, sendo o motor faz todo o processo funcionar. Ele envolve as áreas financeira, marketing, recepcionistas, atendentes, responsáveis pelo estoque e todos aqueles que se envolvem indiretamente com a atividade principal de sua empresa, mas que se falharem poderiam comprometê-la.

Em quais negócios ele se aplica?

Por envolver toda a organização da empresa para atender aos clientes, é comum vermos o termo back office frequentemente relacionado aos e-commerces, nos quais é preciso ter grande controle das etapas de vendas para que os clientes recebam os produtos sem erros ou falhas no combinado. Mas é importante esclarecer que o back office não está relacionado apenas a esse setor e pode ser uma prática aplicável a praticamente qualquer negócio. Toda empresa tem a preocupação em atender bem seus clientes, gerar satisfação e, consequentemente, mais vendas. Ou seja, o back office pode se aplicar a toda empresa disposta e preocupada em elevar a qualidade nos diversos níveis, instituindo maneiras de monitorar, interagir e ter controle sobre todas as operações importantes.

Como garantir o melhor back office em minha empresa?

Vender, em si, é apenas uma etapa do processo. Após fechar uma negociação com o cliente, a empresa precisa cumprir o que prometeu. Se não houver um bom back office para que isso ocorra, a operação não dará certo e há uma quebra na credibilidade. O back office tem, portanto, uma função estratégica valiosa. Para que o time de vendas possa realizar bem seu trabalho e fazer as entregas esperadas, tudo tem que andar em sintonia: ao fechar pedidos, deve-se ter certeza de que se está vendendo uma quantidade de peças que há realmente no estoque e que existe condição viável para que o produto chegue no prazo ajustado — tanto de transporte, quanto de tempo para o trajeto da mercadoria e, por fim, até a casa do cliente. Em empresas de pequeno e médio porte, é comum ter ao menos uma pessoa que centralize as funções de faturamento, compras, serviços de banco e o dia a dia financeiro do negócio. Ou outra responsável por vendas que sabe tudo sobre os clientes e que precisa ser contatada quando ocorre algum problema de entrega.  Essas pessoas costumam controlar tudo "de cabeça", mas é um risco contar somente com esse tipo de controle, visto que uma falha nesses procedimentos pode gerar problemas para empresa e transtornos para os clientes. Contando com sistemas integrados de tecnologia (como sistemas de gestão do relacionamento com clientes - CRM, um sistema de gestão empresarial - ERP) muitas funções são automatizadas e a disponibilidade das informações aumenta, o que dá mais garantia de que não haverá falhas junto aos consumidores. E você, já tem suporte para realizar um bom back office em sua empresa? Ainda tem dúvidas e quer conhecer mais sobre essa possibilidade? Deixe o seu comentário e conte para nós! Banner para download do e-book "Otimizando suas vendas com o CRM"

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Como apresentar a jornada do cliente para a equipe de vendas?

Palavras como processo, ciclo, funil ou pipeline de vendas são bem conhecidas pelos vendedores. São termos relacionados ao ato de levar os clientes potenciais desde o momento de prospecção até o fechamento da compra. Mas como apresentar a jornada do cliente para o seu time de vendas a partir do conhecimento que eles já possuem desses outros processos sem confundi-los?

O que é e qual a importância da jornada do cliente?

A jornada do cliente (Buyer’s Journey) foi desenvolvida para facilitar a criação e divulgação de materiais que ajudem o cliente a se envolver mais com o tipo de solução que seu produto pode oferecer e confie em você o suficiente para fechar a compra. Na prática, a jornada pode ser comparada à argumentação de vendas para que o cliente decida comprar seu produto, só que o processo é feito com o auxílio de bons conteúdos. Qual a razão para crer nesse método de levar as pessoas ao conhecimento de sua marca e à eliminação de objeções antes de entrarem em contato com seus vendedores? Estatística! 70% das pessoas decidem comprar consultando a internet, antes mesmo do contato com os vendedores. É importante deixar claro que a função da jornada é facilitar e acelerar as vendas, permitindo que o time de vendas foque mais nas oportunidades reais e menos em cold calling e prospecção.

Como apresentar a jornada do cliente?

Faça uma analogia entre os estágios do processo de vendas e as etapas da jornada do cliente. Veja só:

Prospecção -> Aprendizado e descoberta

Nessa etapa, as pessoas ainda não estão considerando seriamente uma solução e muitas vezes nem sabem que possuem um problema ou uma oportunidade de melhoria. O que acontece são pesquisas sobre temas genéricos, por algo que atenda a uma necessidade dela e não por um produto específico. Por exemplo, ela não procura por Microsoft Dynamics CRM Online, pois não sabe para que serve um CRM; que existe um, chamado “Dynamics”; nem que a Microsoft possui softwares para empresas. Ela só sabe que precisa melhorar a produtividade dos vendedores, centralizar e controlar os contatos dos clientes com a empresa e aumentar suas vendas. O conteúdo que pode ser oferecido nesse estágio são posts em blogs, e-books e infográficos sobre esses assuntos que sirvam de introdução para que ela comece a entender que ela tem uma necessidade e que precisa de uma solução. Os vendedores costumam abordar os potenciais clientes nessa fase de conhecimento durante a prospecção, mas ao perceberem que a pessoa não sabe do que estão falando, acabam descartando o contato ou agendando um follow-up para o futuro. Ou seja, o que acontece é uma perda de tempo e de oportunidade — pois estão mirando no público certo, mas no momento errado.

Qualificação e Desenvolvimento -> Consideração da solução

Na etapa de consideração da jornada de compra, o prospect já sabe que tem um problema, quais suas causas e busca formas de eliminá-lo. Nessa hora, há uma abertura para que você apresente a sua solução para o problema dele. É nesse momento que o time de vendas costuma qualificar o prospect como oportunidade. Por exemplo: a pessoa pode ainda não falar sobre CRM, mas pergunta sobre automatização do processo de vendas, ferramentas que ajudem em uma melhor qualificação dos leads ou na gestão da equipe e das metas individuais dos vendedores. A consideração da solução pode ser comparada ao desenvolvimento da oportunidade. Nessa etapa, o time de vendas está preocupado mostrar que seu produto é o melhor do mercado e o cliente potencial se preocupa em comparar ofertas semelhantes. Ele já não faz buscas genéricas, mas quer conteúdos que o ajudem a identificar a melhor solução para as suas necessidades. Esse é o momento de eliminar objeções relacionadas a preço, funcionalidades, facilidade de uso e suporte.

Fechamento -> Decisão de compra

O cliente agora precisa de dados e provas que embasem e confirmem a sua escolha. É o momento de fazer demonstrações, permitir testes grátis e enviar depoimentos de clientes satisfeitos. Vale ressaltar que o time de vendas pode apoiar o marketing na ideia e produção de conteúdos únicos e eficientes. Também destaque que quanto mais materiais de seu site, blog e redes sociais forem oferecidos para os clientes potenciais, mais fácil será o reconhecimento de que sua empresa é especialista no tema — e maior a chance da conversão! Você tem outras dúvidas sobre como apresentar a jornada do cliente para seu time de vendas? Assine nossa newsletter para mais dicas e novidades sobre o mercado e ficar por dentro! Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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Marketing de conteúdo e CRM: 4 motivos para integrá-los

Não há nada mais desagradável que ser abordado por pessoas ou empresas oferecendo algo que você não conhece, que não sabe se será útil ou ainda que sabe que a oferta não foi minimamente pensada para o seu perfil de consumidor. Esse modelo antiquado de abordagem, pode até gerar um reforço de marca na cabeça do cliente, mas ele não associará sua empresa com a resolução de um problema real de sua vida ou negócio se não for exposto várias vezes e de formas diversas. A integração do CRM com o Marketing de Conteúdo pode romper com este ciclo! Um dos principais benefícios do Marketing de Conteúdo é tornar seu produto e serviço disponível, exatamente no momento em que a pessoa está pesquisando e quer saber sobre ele. E o principal meio de aumentar sua eficiência é saber exatamente quem é o seu cliente ideal (sua buyer persona): quais são suas dúvidas, objeções de compra, como e em quais canais pesquisa, entre outros dados de seu perfil. Isso é exatamente o que um software de gestão de relacionamentoCRM, pode oferecer. Logo, a integração de ambos resulta em um casamento perfeito. Vamos conhecer 4 razões que demonstram claramente os benefícios dessa integração entre CRM e Marketing de Conteúdo:

1ª Razão: Melhorar o processo de aquisição de clientes potenciais

As informações contidas no CRM podem auxiliar sua equipe de vendas e marketing a idealizar uma estratégia de Marketing de Conteúdo alinhada à jornada de compra de seu cliente potencial focada em atrair, converter, fechar mais vendas e fidelizar os clientes. Além disso, será possível identificar o comportamento de cada um dos clientes adquiridos em cada canal e saber quais canais possuem um ciclo de vendas mais curto ou mais longo. Com isso, a previsão de vendas de sua empresa será bem realista.

2ª Razão: Oferecer conteúdo para matar objeções dos clientes potenciais

Todo consumidor possui dúvidas sobre se seu produto ou serviço é adequado para ele, se o valor cobrado é justo, sobre os diferenciais de sua empresa e principalmente sobre a qualidade! Essas são as objeções clássicas que precisam ser eliminadas antes de fechar uma venda. Sabendo disso, é possível produzir conteúdos que fiquem disponíveis para o consumidor em seu site ou que possam ser enviados para ele conforme for avançando sua relação com sua empresa. Isso fará com que seu potencial cliente seja mais facilmente conduzido pelo processo de vendas.

3ª Razão: Dar mais eficiência ao time de vendas

Uma das variáveis que impacta a taxa de conversão de leads em clientes é a capacidade de seus vendedores em negociar. Essa capacidade só pode ser desenvolvida com muito treinamento e prática. Ter uma produção consistente de conteúdos e o envolvimento do time de vendas na definição de temas a serem abordados e até na elaboração de artigos ou materiais, ajudará os vendedores a aperfeiçoarem seus argumentos de vendas. Por outro lado, eles passarão a perceber como o correto preenchimento das informações dos clientes no CRM são fundamentais para uma boa definição do perfil de clientes ideais e para a identificação de novas oportunidades na produção de conteúdos.

4ª Razão: Diminua os gastos com campanhas de marketing

A última, mas não menos importante razão é a de diminuir seus gastos com campanhas de marketing, sejam elas on ou off-line. O CRM permitirá identificar quais são as taxas de conversão e o retorno sobre o investimento (ROI) de cada um dos canais de aquisição de leads e de cada uma das campanhas. Além de indicar o ticket médio dos clientes originados em cada uma das campanhas. Com isso, a decisão sobre investir em mais divulgação de conteúdos, na ampliação ou no encerramento de determinadas campanhas será facilitado. Sua empresa já utiliza o Marketing de Conteúdo integrado ao CRM? Você identifica benefícios nessa integração? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe sua experiência conosco! Banner para fazer download do e-book "Processo de Vendas: Dicas e Técnicas."

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Como fazer uma boa reunião de alinhamento em vendas?

As reuniões são imprescindíveis para que os negócios rendam bons frutos e tudo permaneça no caminho certo, ajudando as frentes da empresa a se comunicarem diretamente e seguirem objetivos comuns, sem controvérsias ou conflitos. No entanto, esse processo precisa ser feito com cuidado e profissionalismo, pois é cada vez mais comum que as reuniões virem sinônimo de horas perdidas em um ambiente pesado e desagradável. Para que isso não aconteça, vamos falar um pouco sobre como fazer uma boa reunião de alinhamento que traga resultados reais para a produtividade do seu negócio. Confira!

Simplicidade e eficácia

Um dos pontos mais problemáticos das reuniões é, certamente, a falta de objetividade. Ficar circulando sobre um mesmo assunto sem resolvê-lo ou tratar de tudo de maneira muito geral é um desperdício de tempo — o seu e do resto dos profissionais. Por isso, de nada adianta centenas de relatórios cheios de estatísticas se isso não trouxer resultados práticos. Em vez desse tipo de dinâmica, invista em reuniões periódicas e curtas sobre o dia a dia da empresa, em que cada um deverá apresentar seus pontos previamente definidos antes do encontro. Isso não quer dizer que os números devem ser deixados de lado: as reuniões de alinhamento de vendas, devem discutir pontos críticos para converter mais oportunidades em vendas e para melhorar o desempenho individual e coletivo da equipe, por exemplo, e isso exige que a equipe conheça os índices e o que eles significam para a estratégia de vendas com antecedência.

Estabeleça (e cumpra) uma pauta

Não é muito incômodo participar de uma reunião em que o assunto não parece estar definido. Todos tentam falar sobre tudo e no fim das contas nada é discutido em profundidade. Toda reunião deve ter um assunto preestabelecido a ser discutido e esse assunto deve ser o tema principal durante toda a reunião, mesmo que outras pendências surjam. Cabe ao gestor não deixar o foco da conversa se desviar do ponto principal, e quando a pauta for finalizada é importante que objetivos sejam traçados para aquela questão.

Defina objetivos claros

Sua equipe precisa estar bem treinada e saber exatamente o que é esperado dela. Claro que a criatividade e inventividade de cada um contam muito para um resultado satisfatório, mas se uma meta não for definida, será difícil conquistar alguma coisa — e essa meta deve ser possível e bem clara. Cada um deve saber o que fazer e sentir que tem o apoio e as ferramentas necessárias para a execução da sua função, e quaisquer problemas devem ser tratados e sanados nas reuniões. Uma vez que isso tudo seja esclarecido, todos terão mais tranquilidade para atender e superar as expectativas.

Cobre resultados

Se as reuniões estão sendo bem conduzidas, com encontros rotineiros mais curtos e outros mais detalhados em intervalos de tempo maiores, seguindo um cronograma bem definido e uma pauta sólida, os resultados vão aparecer. Cobre para que isso aconteça! Estabeleça pequenos encontros para saber o andamento d as metas estabelecidas anteriormente e faça com que sua equipe se sinta à vontade em mostrar o desempenho nos pontos discutidos, estando aberto a novas propostas e ideias. O bom gestor é aquele que, muito além de dizer o que fazer, é capaz de escutar seus colaboradores. Saber como fazer uma reunião de alinhamento não é tarefa difícil, mas conduzir uma boa reunião, que renda frutos e melhore o desempenho de todos já é um desafio um pouco maior. No entanto, com dedicação, organização e os cuidados certos fica bem mais fácil! Como são feitas as reuniões de alinhamento na sua empresa? Conhece outras dicas boas para conduzir melhor esses encontros? Deixe um comentário e compartilhe conosco! Banner para download do e-book "Otimizando suas vendas com o CRM"

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Prêmios nacionais e internacionais reconhecem a inove como uma das melhores consultorias de TI do Brasil.

No início de 2014, a inove mudou sua estratégia, reforçou seus valores, renovou sua marca e se reposicionou no mercado. Apenas um ano após essas mudanças a empresa recebeu dois prêmios internacionais da Microsoft e dois prêmios nacionais do Instituto Great Place to Work. Entenda aqui quais foram os fatores de sucesso da empresa, como estes prêmios qualificam a inove como uma das melhores consultorias de TI do Brasil e da América Latina e como os clientes e colaboradores foram decisivos nessa reestruturação e nesse reconhecimento do mercado.

Democratizar a tecnologia da informação

A principal razão do reposicionamento foi o de tornar os softwares de gestão empresarial de alto nível mais acessíveis para pequenas e médias empresas: “Na inove, nós entendemos que o uso da tecnologia da informação não representa apenas um aumento de produtividade e de apoio para a tomada de decisões, mas é um diferencial competitivo. Por isso, queríamos que as PMEs adotassem as mesmas tecnologias de ponta que as Grandes Empresas utilizam em seu dia-a-dia e que as permite continuar crescendo”, explica Carlos Mota, diretor de novos negócios da inovelive, empresa focada em computação em nuvem da inove. Com este objetivo de democratizar a Tecnologia da Informação, a inove criou uma empresa especializada em consultoria e implantação do Dynamics CRM Online, Office 365, SharePoint e Azure. Isso permitiu duplicar o número de clientes, aumentar o número de empresas satisfeitas com as implantações e ter uma taxa de sucesso em implantações na casa dos 90%. Esses fatores a credenciaram a ganhar o President’s Club 2015 para Dynamics da Microsoft. “Ao longo de nossos 8 anos de história ganhamos 4 vezes o President’s Club, mas este teve um gosto especial. Sabíamos que ele não era fruto de projetos complexos, caros e longos, mas foram nossos clientes de PMEs que nos credenciaram a estar entre os 5% dos melhores parceiros integradores de soluções da família Dynamics e da plataforma Microsoft para negócios”, afirma Alexandre Marques, diretor de Marketing da inove. Veja aqui a relação das empresas que ganharam este prêmio mundial!

Usar as tecnologias que oferta

Utilizar os softwares que são implantados em clientes é uma das explicações da inove para o seu sucesso: “Nossas equipes utilizam o ERP da Microsoft, o Dynamics AX, em seu dia-a-dia. Todo o relacionamento com os clientes está centralizado e documentado no Dynamics CRM Online. Nossa comunicação é feita com o uso do e-mail do Exchange Online. As comunicações rápidas são feitas por meio de mensagens instantâneas e vídeo conferências pelo Skype for Business e o Yammer é utilizado como rede social corporativa. Ou seja, nós implantamos as soluções que testamos, usamos e confiamos, isso diminui nossa taxa de erros em implantação”, indica Carlos Mota. Conhecer bem a plataforma Microsoft, as necessidades dos clientes e contar com especialistas em TI que sabem de negócios foram apontadas como o principal fator para a conquista do prêmio de Parceiro do Ano para a América Latina e Caribe na categoria de CRM (Customer Relationship Management). “Este prêmio nos credenciou como uma das melhores consultorias de TI da América Latina... Não esperávamos isso já no primeiro ano de operações da inovelive, mas sabíamos que a taxa de aprovação de nossos serviços pelos clientes, combinada com a expertise de nossos colaboradores, iriam nos destacar no mercado!”, comemora Carlos Mota, diretor da inovelive!

Priorizar os clientes, sem esquecer dos colaboradores

Os dois prêmios nacionais reforçam o compromisso da inove com a satisfação interna de seus colaboradores, o que reflete no atendimento aos clientes e na qualidade das implantações de projetos. “Estar entre as 100 Melhores Empresas para Trabalhar em TI em âmbito nacional e entre as 15 Melhores Empresas para Trabalhar em Barueri, mostra um pouco de nosso ambiente de trabalho. Se nossos colaboradores estivessem insatisfeitos, os clientes também ficariam, afinal, eles são a inove, os inovers, aqueles que fazem a nossa empresa acontecer em contato com os clientes!”, afirma César Palmieri, diretor de Recursos Humanos da inove. A soma desses 3 fatores credenciou a inove como uma das melhores consultorias do Brasil no ano de 2015.

Veja o vídeo onde explicamos mais sobre nossas mudanças!

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Inbound Marketing e CRM: 4 motivos para integrá-los

Já imaginou se sua empresa pudesse reduzir os custos com campanhas de aquisição de novos potenciais clientes, fechar mais vendas, aumentar o retorno sobre investimento das campanhas de marketing e ainda elevar a taxa de fidelização de clientes? Isso parece sonho, mas já é uma realidade para muitas pequenas e médias empresas que integraram seu software de gestão de relacionamento com clientes (CRM, na sigla em inglês) com o Inbound Marketing. Por meio dessa integração, elas conseguiram criar um ciclo de otimização do contato com os clientes baseado em planejamento, execução, medição e novo planejamento. A seguir apresentamos 4 razões baseadas em estatísticas para integrar o CRM e o Inbound Marketing.

1- Saiba exatamente quem é seu público-alvo

Uma das principais vantagens em integrar o software e as estratégias de CRM com o Inbound Marketing está em descobrir exatamente quem é a buyer persona, quem são os principais influenciadores em sua decisão de compra, quais são suas necessidades e dores de negócios associadas aos seu produto e principalmente, como ela se relaciona com sua empresa ao longo de todo o processo de compra e de consumo de seu produto ou serviço. Esta informação é fundamental, se pensarmos que 70% dos processos de compra atuais ocorrem antes mesmo da pessoa entrar em contato com seus vendedores.

2- Torne sua marca uma referência

Não, você não precisa que sua empresa seja uma referência para o mercado! Faça que ela seja uma referência apenas para seus clientes e o resto será uma consequência. Como isso é possível? Utilizando os dados que são coletados com o CRM para alimentar as estratégias de Inbound Marketing e os dados vindos da oferta de conteúdos de qualidade para alimentar o relacionamento de seus times com os clientes! Segundo algumas pesquisas, 93% dos processos de compra começam com uma busca online, ou seja, saber exatamente quais são as informações que as pessoas desejam receber ao longo de cada etapa do processo de vendas dará uma vantagem competitiva para sua empresa, pois ela poderá ser encontrada pelas pessoas que estão em diferentes estágios do ciclo de compra. Além disso, 97% das empresas que utilizam blogs com estratégias de Inbound Marketing acabam recebendo mais links apontando para sua plataforma. Logo, entender bem sua persona e quais são os problemas e objeções que ela busca resolver e superar ao longo do processo de vendas é fundamental para se tornar uma referência para as pessoas. Essa tarefa é facilitada com a integração do CRM com o Inbound Marketing.

3- Reduza os gastos com suas campanhas e aumente suas vendas

A terceira razão para a integração dessas estratégias e ferramentas é aquela que todos procuram: Redução de custos e aumento de vendas. Algumas estatísticas apontam que o Inbound Marketing gasta 62% a menos que o marketing tradicional na geração de cada lead. Além disso, empresas que nutrem seus leads com conteúdo de qualidade ao longo do processo de vendas, acabam gerando 50% mais vendas e gastando até 33% a menos em verba. O benefício da integração está em ter dados acessíveis e atualizados em tempo real para saber se os conteúdos que estão sendo entregues aos clientes, estão surtindo o resultado esperado ou se a estratégia deve ser ajustada. É o ciclo de otimização acontecendo no dia-a-dia da empresa.

4- Aumente o ROI de suas campanhas

Fazer com que sua média de Retorno sobre investimento (ROI) fique em 275% é uma das métricas possíveis com o Inbound Marketing. Mas sem ter dados confiáveis, acessíveis, centralizados e atualizados, é praticamente impossível alcançar essa taxa, pois não basta produzir conteúdo com qualidade e em grande escala, é necessário saber quem, como, quando, onde e com qual finalidade aquele conteúdo será consumido. Ou seja, o conteúdo deve apoiar o relacionamento de sua empresa com seus clientes e seus clientes podem fornecer as informações que irão definir quais conteúdos são de seu interesse e isso é possível ao integrar suas estratégias e ferramentas de CRM com o Inbound Marketing. Você conhece outras razões para realizar essa integração? Conhece alguma dica de como utilizar o CRM integrado ao Inbound Marketing? Então compartilhe seu conhecimento conosco e deixe um comentário!  Banner para fazer download do e-book "Processo de Vendas: Dicas e Técnicas."

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Colaboração assistida pela tecnologia: mude a forma de trabalho da sua equipe!

A colaboração assistida pela tecnologia é um conjunto de métodos que permite otimizar e facilitar trabalhos em grupos, permitindo mais interação e comunicação entre os membros de equipes, bem como o controle e coordenação de tarefas. O uso de ferramentas tecnológicas facilita a colaboração em locais próximos ou distantes e em tempo real ou não. Conhecida como muitos nomes, como Groupware (group + software), Sistemas Workflow, CSCW (Computer Supported Cooperative Work), Online Collaboration, dentre muitos outros sinônimos, o importante é que a tecnologia surgiu para facilitar a cooperação entre colaboradores, gerando economia de tempo e dinheiro, além de reduzir deslocamentos e a necessidade de constantes reuniões presenciais. Os sistemas de colaboração assistida pela tecnologia estão cada vez mais populares nas empresas, já que sua importância (e necessidade) tem crescido. Ao proporcionar a integração do trabalho de forma customizada, uma maior troca entre a equipe e com clientes, além da redução na necessidade de refações, dentre outros benefícios, essa estratégia se transforma na melhor opção para realizar trabalhos a 4 mãos (ou mais) dentro de qualquer organização. Funcionalidades comuns em softwares que permitem a colaboração assistida pela tecnologia Agenda Individuais ou em grupos, incluem reserva de salas e de itens, agendamentos de horário, com notificação aos interessados via e-mail ou dentro da própria ferramenta. Muitas têm ainda a capacidade de armazenar dados como nomes, telefones, endereços de e-mail, etc. Além de economizarem em papel, possuem muito mais funcionalidades do que as agendas comuns. São importantes aliados para a produtividade e, geralmente, de fácil uso. Armazenamento de documentos Armazenar em nuvem e permitir o acesso a documentos e dados pelos usuários de um sistema é uma funcionalidade cada vez mais utilizada pelas empresas. Muitas ferramentas de armazenamento também permitem a edição remota e a coautoria, ou seja, diversos usuários podem editar um mesmo documento, sincronizado com o servidor e atualizado em diversos computadores, evitando a acumulação de várias versões do mesmo arquivo e reduzindo retrabalho e a chance de erros. Conferências em áudio e vídeo Comunicação em tempo real via áudio e vídeo, seja por telefone ou por outras tecnologias, é uma ferramenta importante e barata. Grandes aliadas na redução de distâncias e custos, as conferências são comumente encontradas em diversos softwares e possuem grande vantagem com relação aos meios tradicionais de comunicação remota, devido ao preço muitas vezes reduzido que se paga pelas ligações, quando não são gratuitas. Mensagens Instantâneas Ferramenta simples, mas essencial, que permite e facilita a comunicação por texto de forma barata e rápida, é um método prático e cada vez mais popular de se comunicar com indivíduos ou grupos. E-mail Outra ferramenta que já é amplamente utilizada e possui grande simplicidade, custos reduzidos e inúmeras vantagens, pois permite uma comunicação via texto e envio de arquivos diversos de forma rápida. Ferramentas para promover a colaboração assistida pela tecnologia Para facilitar ainda mais a análise e escolha da ferramenta mais adequada para sua empresa, reunimos aqui algumas bastante utilizadas atualmente: Skype Reunindo funções de bate-papo, conferência em áudio e vídeo e envio de arquivos, o Skype é um dos principais softwares de comunicação da atualidade. Ele permite reuniões remotas entre duas ou mais pessoas e possui versões para desktop e para dispositivos móveis. Além disso, ele também possui a função de ligar diretamente para telefones em chamadas locais ou internacionais por valores reduzidos — quando comparados à telefonia tradicional. É uma ferramenta interessante para quem faz apresentações remotas de pré-vendas ou que faz home office e precisa ficar conectado à equipe de trabalho. One Drive Essa ferramenta da Microsoft é um software bastante útil, que permite o armazenamento de arquivos e a coautoria, além de possuir gerador de formulário, planilhas e apresentações. O One Drive facilita muito a colaboração assistida pela tecnologia, permitindo a sincronização de pastas em computadores separados, facilitando na hora de compartilhar arquivos com a equipe e permitir que cada um altere remotamente. Também possui versões para desktop e para dispositivos móveis. Hangoutaplicativo do Google de conversa de vídeo, voz e texto é similar ao Skype em muitos quesitos. Ele permite conversas individuais ou em grupos e disponibiliza versões para desktop, tablets e smartphones, além de ter a funcionalidade de transmissão ao vivo através do YouTube. SquiggleSquiggle é uma ferramenta gratuita de código aberto para a comunicação dentro de uma rede interna. Ele permite bate-papo privado ou em grupo por texto, áudio ou vídeo, salva histórico e não tem necessidade de instalação para ser rodado. Muito interessante para comunicações entre colaboradores e equipes que estão atuando em regime de home office, por exemplo. Basecamp e Trello Ferramentas que auxiliam empresas que trabalham com projetos, softwares como Basecamp e Trello podem ser poderosos aliados na melhoria de processos internos de produção e comunicação. Elas permitem o cadastro e o contato direto entre as equipes, além de incluir o cliente no processo, que pode acompanhar e se envolver em cada etapa do desenvolvimento. Esse tipo de ferramenta vem sendo cada vez mais utilizada em empresas que trabalham frequentemente com projetos, como agências de publicidade, design e produtoras. Lançar mão da colaboração assistida pela tecnologia é um importante passo para melhoria nos processos que fazem parte dos trabalhos em grupo. É essencial ainda, ao implementar um ou mais softwares com essa função, mobilizar a equipe para a importância da nova metodologia de trabalho. Realizar a implementação aos poucos e em conjunto com os colaboradores é uma forma de evitar que surjam resistências à novidade. É importante esclarecer a respeito dos benefícios que a mudança trará, como mais rapidez no trabalho, economia de tempo e dinheiro, redução do retrabalho e melhorias nas comunicações e no armazenamento de arquivos. Uma dica interessante para todas as empresas é identificar dentro da equipe quem são os principais influenciadores, aqueles que podem auxiliar no processo de conscientização dos demais para a nova metodologia e usá-los para fazer essa ponte de forma mais segura e tranquila. E então, sua empresa já adota a colaboração assistia pela tecnologia no desenvolvimento de projetos? O que você acha que mudou na rotina das organizações com as possibilidades de mais integração entre as equipes e colaboradores? Conte pra gente a sua opinião sobre o assunto! Banner do Webinar sobre Office 365

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Como treinar minha equipe de vendas?

Uma das maiores preocupações de todo gestor de vendas é, sem dúvidas, saber como treinar bem a equipe de vendas. Ele tem sob sua responsabilidade não só o desempenho do time como também a tomada de decisões estratégicas para maximizar o rendimento do setor e de cada colaborador. Afinal, um vendedor despreparado dificilmente trará bons resultados. Preparamos um post especial mostrando como é possível gerenciar uma equipe de vendas alinhando o potencial individual às expectativas da empresa e trabalhando corretamente as necessidades de aprendizado de cada um para obter os resultados esperados. Confira! Identifique as características dos vendedores Identifique as habilidades do seu time e os pontos que devem ser melhorados em cada colaborador. Treinar a equipe de vendas também inclui uma relação mais próxima e individualizada, com conversas que propiciam o entendimento do tipo de problema que cada vendedor enfrenta e mostram que a gerência está ali para dar o suporte necessário. Entenda os pontos fortes e fracos da equipe para descobrir quais são as necessidades de aprendizado e invista em um treinamento adequado e otimizado. Em seguida, você deve alocar cada vendedor na etapa em que suas habilidades se encaixem melhor e mostrar a eles, claramente, quais são as metas estipuladas para que assim fique mais fácil atingir o objetivo final. Defina objetivos e alinhe a equipe às diretrizes da empresa Faça com que a equipe se sinta engajada, constantemente motivada e com todos trabalhando em prol dos mesmos objetivos. Para construir uma imagem respeitável no mercado, é necessário ter vendedores sempre dedicados e proativos, preocupados não só em atuar isoladamente dentro da estratégia de vendas, mas em realizar trabalhos em equipe para que o cliente seja sempre bem assistido. Invista no preparo da sua equipe Seus funcionários precisam conhecer o que estão vendendo e se antecipar a possíveis dúvidas dos consumidores. A forma como você treinar a sua equipe de vendas permitirá que ela esteja preparada para todo tipo de situação e é essencial para que ela possa agir rapidamente frente aos possíveis impasses na venda, utilizando argumentos eficazes para dissipar incertezas ou problemas dos clientes. Enfatizar, por exemplo, o valor agregado de um produto, sua qualidade e durabilidade para justificar um preço mais alto, é uma estratégia inteligente para garantir o fechamento das vendas. Defina processos e avaliações de desempenho Para ter uma equipe bem preparada é preciso instituir processos de vendas eficazes, desde a prospecção, passando pela abordagem e etapas de atendimento, até a venda e o pós-venda. Treinar sua equipe serve para que cada colaborador opere sempre dentro dos mesmos padrões de qualidade no atendimento e em sintonia, de modo que em nenhum momento ela se contradiga. É necessário, ainda, monitorar todas as etapas para interferir e controlar esse fluxo, avaliando o desempenho dos vendedores, gerenciando dados e o relacionamento com os clientes, identificando e antevendo problemas. Com uma ferramenta de CRM, por exemplo, sua empresa consegue estudar todo o histórico do cliente e compreender os seus comportamentos, hábitos e interações anteriores, aprimorando, assim, o modo de atendimento e buscando ser mais certeiro nas soluções. Com um sistema integrado de gestão do relacionamento com os clientes e a facilidade de acesso às informações, é possível desenvolver formas de melhorar seus pontos fortes e identificar e mudar pontos deficientes, visando melhores resultados. E então, já sabe como treinar a equipe de vendas da sua empresa para ter um time campeão? Quais são as maiores dificuldades que você tem encontrado? Compartilhe sua experiência nos comentários! Banner para download do e-book "Otimizando suas vendas com o CRM"

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Entenda a importância de manter os dados dos seus clientes sempre atualizados

Hoje, o gestor tem uma visão bem ampla do seu negócio quando conta com a tecnologia na hora de tomar decisões. O CRM online, por exemplo, é um marco quando se trata de relacionamento com os clientes. Com um mercado disputado e uma concorrência cada vez maior, aquele que se aproximar mais do seu consumidor estará sempre um passo à frente. E conhecer o seu cliente é vital. As iniciativas devem ser ousadas e atrativas, mas sem descuido, contando com um trabalho muito grande de planejamento — trabalho esse que é facilitado pelas atuais plataformas de gerenciamento. Mas se os dados contidos ali estão incorretos ou desatualizados, o resultado vai refletir exatamente isso. É fácil, portanto, perceber a importância de manter os dados dos seus clientes sempre atualizados no sistema. Saiba mais sobre o assunto e veja como ficar sempre em dia com as informações estratégicas do seu CRM: Conhecimento é poder E informação é conhecimento. Ter um vasto banco de dados, com informações antigas e desatualizadas é ainda mais perigoso do que não contar com essas informações, já que as ações e o planejamento serão feitos sobre pilares frágeis e que não refletem a realidade. O CRM vem para manter todos esses dados atualizados e em harmonia, fornecendo um panorama real da situação dos seus clientes. Mas é claro que a plataforma não trabalha sozinha: cabe aos gestores e responsáveis manter as engrenagens girando, fornecendo continuamente as atualizações necessárias. Sem qualidade não há sucesso Outro ponto muito importante é saber selecionar os dados que têm relevância e, principalmente, qualidade. Quantidade nunca foi sinônimo de qualidade, tanto que um fluxo muito grande de dados pode ter o efeito inverso do esperado e dificultar o trabalho da sua equipe. Portanto, sua empresa deve saber exatamente quais dados coletar, como transformá-lo em informação e para quem esses dados são um importante apoio para as decisões. Nessa hora, uma consultoria de TI pode ser fundamental na definição da estratégia e na implantação das regras de seu negócio em softwares de CRM, por exemplo. Com informações sempre atualizadas e confiáveis, as decisões dentro da empresa terão uma base muito mais firme. As campanhas de marketing saberão exatamente onde agir e os seus resultados poderão ser medidos através do CRM Online. O que o cliente achou do processo de compra? Como ele se sente em relação ao produto? Ele estará disposto a comprar novamente? Quem é o seu público-alvo? Nada como ter essas respostas na mão para saber exatamente o que funciona e o que não funciona. Esse tipo de procedimento harmoniza as ações dentro da própria empresa, tornando o trabalho mais fácil e funcional. Cada profissional terá a tranquilidade de agir em total consonância com os outros setores e essa harmonia interna refletirá em um serviço de alto nível para os clientes. Portanto, manter os dados dos clientes atualizados não é apenas importante, mas vital para que a tecnologia efetivamente auxilie no gerenciamento dos negócios. Afinal, a tecnologia deve ser uma aliada ao seu trabalho e não uma substituta. Ainda tem dúvidas sobre as estratégias de relacionamento com o cliente? Quer entender melhor o uso do CRM online? Inscreva-se abaixo em nosso webinar e fique por dentro de mais dicas! Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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