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Como explicar a importância de portais de intranet para o RH da sua empresa

Fazer com que a comunicação em uma empresa aconteça de maneira clara e estruturada é um dos maiores desafios dos gestores. Telefonemas, trocas de e-mails e compartilhamento de arquivos podem funcionar bem em algumas situações, mas em outras podem deixar conhecimentos importantes parados ou desatualizados na caixa de entrada de algumas pessoas, enquanto outras poderiam fazer bom uso delas. Mas existe uma forma de fazer com que esse contato interno se torne mais seguro e fácil? A resposta está em um sistema muitas vezes negligenciado por algumas empresas: a intranet. Com a intranet, esses problemas podem ser solucionados assegurando mais agilidade na comunicação e facilitando o dia a dia de trabalho dos funcionários. Mas, muitas vezes, é a equipe de gestores ou de TI que precisa explicar, com argumentos sólidos, a importância da intranet para o setor de recursos humanos, que detém parte do poder de decisão para esse investimento — e é quem vai se beneficiar diretamente com o sistema. Neste post, vamos mostrar como argumentar com o RH da sua empresa e explicar a real necessidade e os benefícios do uso da intranet. Confira!

Economia de tempo e dinheiro

O primeiro grande benefício da intranet está justamente na economia financeira que ela proporciona, por reduzir a necessidade de impressão e distribuição de arquivos, por exemplo. Em paralelo a isso, o número de e-mails trocados e telefonemas realizados também diminui, reduzindo as chances de ruído na comunicação e os custos com ligações. Para a área de TI, a intranet também é uma grande aliada uma vez que organiza melhor as demandas do setor, fazendo com que o trabalho seja feito mais rápido, economizando tempo na execução das atividades.

Mais produtividade e agilidade

Quem tem as informações certas trabalha melhor e mais rápido, certo? Pois, com a intranet todas as informações essenciais à realização de cada função da empresa podem estar disponíveis para os funcionários a qualquer momento do dia. Isso evita que um funcionário mais novo não consiga realizar determinada tarefa porque a única pessoa do escritório que pode tirar uma dúvida está numa reunião externa, por exemplo. Além disso, a intranet é um excelente canal para disseminar rapidamente informações entre os colaboradores, como a modificação em um procedimento, eventos internos ou uma condição especial para realização de determinado serviço.

Colaboração entre funcionários

Quando um grupo de pessoas precisa trabalhar em um mesmo documento, a busca pela “versão mais atualizada” faz com que a conclusão dessa tarefa seja um problema. Com a intranet, essa questão pode ser facilmente resolvida, pois os documentos podem ser editados colaborativamente por pessoas diferentes (desde que tenham permissão e acesso para tal). Tudo isso com total segurança, pois as informações ficam restrita apenas a quem elas interessam.

Melhoria dos processos de RH

Esse é o último (e mais importante) conjunto de argumentos que você vai usar na apresentação da intranet para o RH da sua empresa: as melhorias nos processos internos do setor de recursos humanos. Motivar os funcionários é uma das funções do RH, e com a intranet isso pode ser feito através da promoção de campanhas internas, divulgação antecipada de novos produtos ou serviços e outras ações que valorizem os funcionários e reforcem a importância de cada um para a empresa. Além disso, outras funções corriqueiras do RH podem ser facilitadas, como a disponibilização de formulários de férias, calendário de feriados, informações sobre pagamentos, atualização de cadastros etc. Tudo isso permite que a equipe trabalhe mais focada e organize melhor a execução dessas tarefas mais burocráticas, mas que são imprescindíveis. E então, está pronto para convencer o RH da importância da intranet? Ou ainda tem dúvidas sobre a importância da intranet para sua empresa? Inscreva-se e receba uma consultoria gratuita sobre o SharePoint, a intranet utilizada pela Microsoft que está ao alcance de sua emrpesa: Clique aqui e inscreva-se! Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)

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Conheça 4 erros comuns na adoção do CRM Online

Adotar um sistema de gestão do relacionamento com clientes (CRM) envolve alguns cuidados a serem tomados, tanto no momento da escolha quanto no controle após a implantação do sistema. Isso porque alguns erros podem ser bem prejudiciais e transformar o investimento em uma ferramenta de CRM Online em um gasto que nunca trará os resultados esperados. A seguir, listamos 4 erros comuns ao escolher e adotar um CRM Online e indicamos algumas maneiras de evitá-los. Confira!

Não definir metas e métricas

Estabelecer objetivos claros na hora de escolher um sistema de gestão do relacionamento ajuda a entender qual solução oferecida pelo mercado será mais adequada às necessidades da sua empresa. Por exemplo, se seu objetivo é apenas arquivar os contatos dos clientes sem fazer a gestão do pipeline, criar um processo de vendas ou estabelecer campos obrigatórios que definam a qualificação de um lead, então um CRM grátis pode ajudá-lo com isso, e se sua equipe aprender a usar o sistema de cadastro de contatos do Outlook, por exemplo, sua empresa nem precisará investir na implantação de um sistema como esse. Por outro lado, se você deseja ter uma visão gerencial completa, gerir as metas de vendas de sua equipe e de cada vendedor individualmente, praticar upselling e cross selling, além de fixar processos comerciais estruturados segundo às necessidades de seu cliente, então uma ferramenta como o CRM Online é a melhor escolha.

Não planejar a evolução ou o futuro

Sua empresa tem poucos clientes e um time de vendas reduzido, por isso você prefere optar por um CRM “barato” e com poucas funcionalidades. Tudo bem, mas e quando sua carteira de clientes crescer e seu time se expandir, esse CRM continuará atendendo às suas necessidades? Ao adotar um CRM Online, a empresa deve pensar no futuro e nas informações que podem ser coletadas agora para facilitar o relacionamento e as vendas futuras para sua base de clientes. O motivo disso é que se você não reúne essas informações no presente, dificilmente conseguirá recuperá-las ou encontrá-las depois.

Visar o aumento do lucro e não da produtividade

Aumentar o lucro de uma empresa é consequência natural de uma boa gestão que combine aumento da produtividade de suas equipes e a redução de custos. Um CRM Online é fundamental para ajudar nessas duas variáveis — mas seu efeito imediato é a melhora na gestão e não no lucro diretamente. Ao implantar um software de CRM, sua empresa deveria se preocupar com o ganho percentual que terá em agilizar o processo de vendas, facilitar o acesso às informações de clientes para os vendedores, identificar novas oportunidades em clientes que já compraram de sua empresa, entre outras. Certamente, com esse tipo de mentalidade, o lucro também aumentará.

Não obrigar o uso do CRM Online

É comum que as empresas implantem uma solução de CRM e não criem mecanismos que obriguem seu uso por parte dos vendedores, e esse é um dos principais motivos de fracasso na adoção do CRM Online! Existem algumas formas de impor o uso sem criar cobranças demasiadas sobre a equipe. Veja alguns exemplos:
  1. Atrele o reembolso de despesas com vendas ao relatório de atividade. Se não houver atividade (uma visita comercial, por exemplo) com descrições e preenchimento correto, sua empresa não reembolsa o vendedor;
  2. Não dê descontos para vendas que não estiverem cadastradas no CRM. Ao exigir isso, antes mesmo de o vendedor solicitar um desconto para seu gestor, ele vai cadastrar o cliente potencial ou a oportunidade no CRM;
  3. Faça reuniões periódicas sobre pipeline de vendas. O pipeline serve para identificar em qual estágio do processo de vendas cada um dos clientes está. Nas reuniões, só aceite falar sobre oportunidades que estão cadastradas no CRM e exija saber o porquê de determinadas oportunidades não aparecem ou não estarem no estágio correto do processo de vendas;
  4. Não pague comissões se o processo de vendas não for concluído no CRM.
Você consegue pensar em outras formas interessantes de garantir o sucesso na adoção de um CRM Online? Deixe sua sugestão ou dúvida nos comentários! Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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Ferramentas de produtividade no trabalho que você deve adotar

Organizar a rotina de trabalho para que ela seja mais produtiva é um desafio para grande parte dos profissionais de qualquer área. A correria do dia a dia de trabalho, cheios de reuniões, visitas a clientes, telefonemas e trocas de e-mails pode ser uma grande armadilha para a manutenção da produtividade. Neste post, vamos mostrar algumas ferramentas que vão te ajudar a planejar suas atividades diárias e melhorar sua produtividade no trabalho. Confira!

Chamadas e reuniões

O deslocamento para reuniões e o tempo gasto em telefonemas (quando geralmente não se consegue fazer mais nada) pode ser solucionado com algumas opções de aplicativos ou softwares:

Skype for Business

Ele substituiu o antigo Microsoft Lync e hoje já é uma ferramenta fundamental nas empresas. Com o Skype for Business, você pode saber o status das pessoas de sua organização, que se altera conforme as atividades que ela possui em seu calendário do Outlook, é possível trocar mensagens de forma instantânea, fazer videoconferências (inclusive com compartilhamento de tela, dar controle sobre seu pc para outra pessoa, compartilhar apresentações de PowerPoint ou definir apenas um programa para ser compartilhado), além de poder gravar toda a reunião ou webinar. Apesar de possuir uma versão gratuita, o aplicativo do Office 365 tem benefícios para o assinante, como gravação de reuniões, cessão de controle a terceiros ao notebook ou PC (o que pode facilitar a manutenção de máquinas) e reuniões com até 250 pessoas simultaneamente, sem custos adicionais nem para você, nem para as pessoas que acessarão a reunião.

Organização de tarefas

Você é daqueles que costuma perder compromissos ou sofre com longos períodos dedicados a uma mesma tarefa? Veja algumas soluções que podem te ajudar:

OneNote

A ideia do OneNote é ser uma grande lista de atividades e anotações, mas com possibilidades de segmentações. É possível agrupar as tarefas de acordo com diferentes critérios, inclusive arquivando as concluídas para consulta posterior. Para quem tem problemas de organização, essa é uma excelente opção — com a vantagem de poder ser usado em celulares ou desktops gratuitamente. A parte boa é que ele já está contemplado na maior parte dos pacotes empresariais do Office 365.

Focus Time

Para quem tem dificuldade em manter-se focado em uma mesma função por grandes períodos de tempo, o Focus Time é uma excelente ideia. Com ele você intercala períodos de 25 minutos de trabalho, com 5 de descanso. Dessa forma, consegue se concentrar melhor no tempo que dedica às tarefas e ainda dá um intervalo para a mente ficar mais arejada.

Compartilhamento de arquivos

Cada vez mais, os arquivos compartilhados têm ficado maiores. Por isso, é uma necessidade pensar em formas de compartilhamento seguras que consigam suportar esses arquivos.

OneDrive

Esse é um serviço de armazenamento de arquivos da Microsoft que permite o compartilhamento de documentos em diferentes formatos, facilitando o acesso em qualquer lugar. É uma ferramenta muito prática, pois evita a distribuição de mídias físicas (como CDs) com arquivos muito pesados, além de garantir segurança às informações armazenadas. Outra vantagem do OneDrive diz respeito às edições, que podem ser feitas por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, garantindo que sempre se terá a versão mais atualizada de cada arquivo. Isso sem contar a possibilidade de edição mesmo sem conexão com a internet e em dispositivos móveis. No pacote do Office 365, o OneDrive disponibiliza um Terabyte de armazenamento.

Dropbox

Outra plataforma de armazenamento de arquivos com possibilidade de utilização em desktops e celulares. Como no OneDrive, os arquivos ficam salvos na nuvem, mas na versão gratuita há um limite de 2 GB por conta. Tanto o Dropbox, quanto o OneDrive possuem integrações nativas com o Office 365.

Driblando as distrações

Por fim, é hora de falar das distrações que a própria internet nos proporciona. Veja como evitá-las e conseguir mais produtividade no trabalho:

Pocket

É um agregador de notícias montado pelo próprio usuário. Assim, você pode deixar para ler mais tarde aquele link interessante que viu durante o trabalho, em vez de parar o que estava fazendo. Viu como algumas ferramentas simples podem te ajudar a melhorar sua produtividade no trabalho? Conhece algum outro programa ou aplicativo que também ajude nessa organização? Conte pra gente através dos comentários! Banner do Webinar sobre Office 365

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Servidor interno ou hospedagem na nuvem: como escolher

Os desafios para uma empresa que pretende se manter produtiva e com custos reduzidos na área de tecnologia são cada vez maiores. Para serem mais competitivas e terem serviços internos otimizados, muitas companhias enfrentam o dilema de implantar soluções em um ambiente interno, nuvem ou em ambientes híbridos. Dessa escolha depende uma utilização de sistemas e informações mais otimizada e prática. Cada uma das soluções tem as suas vantagens e desvantagens e é importante conhecer bem cada uma delas para definir a mais adequada para a sua organização. Se você ainda tem dúvidas sobre qual modelo é o melhor para a sua empresa e quer conhecer as características de cada uma dessas soluções, confira o nosso artigo!

Servidores internos

Um servidor interno é um "computador" projetado para reunir todas as informações, aplicações e sites de uma empresa. Ele pode estar localizado tanto na sede de uma corporação como em um data center próprio. Por meio dele, os seus colaboradores acessarão programas internos, serviços de e-mail e qualquer dado que nele for armazenado. Esse tipo de solução normalmente tem um custo de instalação e manutenção maior do que o de um servidor de cloud computing terceirizado. Os custos da compra de equipamentos, contratação de pessoal para manutenção e de licenciamento de qualquer programa de segurança ficará a cargo da empresa dona do hardware, diferente de um servidor em nuvem, onde os custos são diluídos entre os clientes do data center. Por não depender de uma rede externa para estar conectado à organização, esse tipo de servidor possui uma chance muito menor de ficar indisponível se comparado a outras alternativas. Se não for esse o caso e o servidor fizer uso de um link de internet, é necessário ter uma boa conexão, que possa manter o aparelho sempre em funcionamento. Isso evitará que arquivos e sistemas essenciais fiquem indisponíveis. Muitas vezes, esse tipo de solução é escolhida por empresas que trabalham com muitas informações sigilosas ou que buscam mais agilidade no gerenciamento de grandes bancos de dados. No entanto, sempre haverá a necessidade de ter uma política de segurança rígida e bem construída nesse caso. Servidores são máquinas que devem ser mantidas em ambientes com acesso controlado e sistemas de vigilância interna e virtual. Se possível, mantenha as máquinas de backup separadas das máquinas principais. Isso evita que você perca todos os dados caso alguma catástrofe aconteça. Ao controlar as pessoas que possuem acesso aos servidores e projetar bem o local onde as máquinas estão alocadas, você consegue prevenir problemas de perda e vazamento de dados e ataques de pessoas mal-intencionadas. Evidentemente, tudo isso demandará investimentos de sua empresa em equipamentos de monitoramento, equipe dedicada à gestão e manutenção dos servidores, espaço físico e infraestrutura dedicados à alocação dos servidores no interior de sua organização.

Cloud computing

A computação em nuvem ganhou força na última década com a maior popularização da internet e dos serviços de cloud storage. Um serviço que até pouco tempo atrás era caro e complicado de usar, passou a ter preços de contratação baixos e interfaces cada vez mais focadas nas necessidades do usuário. Por utilizarem vários computadores em sua estrutura, essas companhias também permitem que um servidor seja contratado e preparado para uso em poucos segundos sem que o gestor de TI tenha que se preocupar com compra de dispositivos e burocracias internas. Essa nova tecnologia também é capaz de resolver um entrave que consome muitos recursos financeiros de uma empresa: o armazenamento e a manutenção de equipamentos ociosos. Como a contratação de recursos é feita sob demanda, o gestor de TI pode solicitar maior ou menor quantidade de processamento e armazenamento virtual conforme for a necessidade da companhia. E como a maioria das empresas que oferecem soluções em cloud possuem planos cujos preços variam de acordo com a demanda, você só pagará por aquilo que utiliza no dia a dia. A diminuição de custos ocorre por meio do rateamento de gastos com manutenção, troca de hardware, contratação de pessoal, energia elétrica e internet entre todas as parceiras comerciais da empresa de cloud computing. Essa divisão também inclui o compartilhamento da mesma estrutura de armazenamento de informações entre várias companhias, mas com um rígido controle de identidade e acessos à informação. Algumas empresas que oferecem serviços de computação em nuvem possuem planos gratuitos ou de baixo custo, mas incluem nos seus termos de serviços cláusulas avisando ao consumidor que os dados que ele possui podem passar pela análise de algoritmos de inteligência artificial e classificação de informações. Esses dados coletados são utilizados apenas para a melhoria do serviço — ou para venda de produtos por meio de publicidade segmentada. Algo que não acontece com Microsoft Azure, por exemplo. No final das contas, esse tipo de solução tem se tornado mais interessante quando comparada com servidores locais, e não é muito difícil entender as razões: servidores na nuvem são mais fáceis de serem contratados, mais escaláveis e não requerem despesas em manutenção e renovação de hardware e software. Essa conveniência também vem aliada aos backups automáticos e maior velocidade para efetuar restauração de arquivos. Além disso, exige um menor investimento em longo prazo (quando comparado com um servidor local) tanto para manutenção quanto para upgrades de infraestrutura, que podem ser feitos rapidamente. Para complementar, o suporte, a garantia de disponibilidade — caso você tenha uma conexão de internet estável — e os recursos de monitoramento costumam ser melhores e mais dinâmicos se comparados com soluções construídas internamente.

Qual a melhor solução: servidor interno ou hospedagem na nuvem?

No geral, ambas as soluções possuem as suas vantagens e desvantagens. Há organizações que optam somente por um tipo de servidor e algumas acabam definindo uma estratégia mista (híbrida), migrando uma parte de seus serviços para a nuvem e mantendo outros “dentro de casa”. Assim, elas podem manter os seus sites e sistemas hospedados na nuvem e os seus sistemas mais mais sensíveis armazenados localmente. É necessário que sua empresa planeje a escolha e adoção na hora de escolher uma solução. A mudança de um servidor local para um que esteja na nuvem pode acabar trazendo prejuízos se for mal planejada e nem sempre representar uma redução de custos significativa. Por isso uma consultoria pode te ajudar a escolher a solução mais adequada para sua empresa. Clique aqui e receba uma consultoria gratuita! Ainda tem dúvidas sobre qual solução escolher? Deixe um comentário que nossos especialistas responderão suas dúvidas. Consultoria gratuita de Microsoft Azure oferecida pela inovelive!

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Como aumentar a produtividade no trabalho dos funcionários da sua empresa

A produtividade das equipes é um dos principais fatores que assegura a competitividade de uma empresa. Assim sendo, há um consenso entre empresários e gestores sobre a importância de iniciativas e ações efetivas em busca de performance e rendimento. Práticas que fomentem uma gestão com foco em pessoas e resultados devem ser definidas e implementadas para assegurarem o crescimento e o sucesso dos negócios. Conheça algumas dessas práticas e veja como aumentar a produtividade no trabalho dos seus colaboradores:

Reforce a organização e a transparência

Organização é um dos pilares que sustentam a produtividade das equipes. Para isso, é preciso contar com processos e procedimentos internos bem definidos, estruturados e padronizados. Dessa forma, é possível ter maior fluidez e transparência nas rotinas diárias.

Desenvolva o ambiente de trabalho

O ambiente de trabalho tem grande impacto na produtividade das equipes, assim, é importante cuidar de alguns aspectos da gestão, tais como liderança positiva, respeito pelas diferenças, oportunidades de crescimento profissional, meritocracia, reconhecimento e incentivo à participação dos colaboradores. Além disso, cabe ao gestor eliminar comportamentos nocivos que envolvam discriminação, preconceito, bullying ou assédio.

Reconheça e valorize

Reconhecimento e valorização também são práticas que influenciam a produtividade no trabalho. Por isso, é essencial reconhecer o empenho e a dedicação, bem como valorizar o talento e as competências.

Invista em comunicação

A qualidade da comunicação é fundamental para a produtividade de qualquer equipe, pois permite a criação de uma relação de confiança entre colaboradores e empresa. Nesse sentido, é importante investir em um sistema eficiente e integrado, que compartilhe informações sobre a estratégia da empresa, mercado, concorrentes, projetos e desafios futuros. E é preciso utilizar de forma correta todos os canais internos, como newsletters, e-mails, portais corporativos e de intranet, reuniões gerenciais e até mesmo o tradicional mural de avisos. Vale lembrar que as reuniões têm grande destaque nesse processo, pois servem para estipular metas, definir prioridades, esclarecer, atualizar, orientar e direcionar os esforços. Outra prática de comunicação que não pode ser esquecida é o feedback, que deve ser praticado constantemente pelos gestores, visando sempre o aprimoramento e o desenvolvimento dos colaboradores.

Ofereça oportunidades de crescimento

A possibilidade de crescimento profissional é outro fator que influencia a produtividade no trabalho e, desse modo, é fundamental oferecer treinamento, qualificação e novas experiências dentro de um plano individualizado, visando construir equipes ainda mais preparadas e produtivas.

Forneça ferramentas adequadas

A infraestrutura e as ferramentas oferecida pela empresa são essenciais para aumentar a produtividade e melhorar os resultados das equipes. É importante propiciar condições adequadas de trabalho e acompanhar a evolução tecnológica por meio das diversas soluções disponíveis no mercado. Por exemplo, um sistema de gestão de clientes dará maior produtividade ao time de vendas e uma infraestrutura em nuvem, pode liberar sua equipe de TI para pensar mais em redução de custos e otimização de processos que em gerenciar e atender as urgências de sua infraestrutura local.

Otimize os processos internos

Para aumentar a produtividade no trabalho, busque otimizar os processos internos, avaliando todas as rotinas e eliminando desperdícios, retrabalhos, falhas, gargalos e tarefas em duplicidade. Nessa hora, vale a pena buscar alternativas para atividades operacionais que costumam tomar muito tempo e poderiam ser automatizadas com tecnologia, por exemplo. O pensamento criativo também deve ser sempre estimulado para encontrar novas respostas para os atuais problemas.

Crie um sistema de recompensas

Um sistema de recompensas financeiras baseado em metas e objetivos alcançados costuma motivar os colaboradores a buscarem melhores resultados. E se essa recompensa for coletiva, favorecerá também o trabalho em equipe e o espírito da colaboração.

Incentive o lazer

O equilíbrio entre vida pessoal e profissional é um fator de grande importância para boa parte dos profissionais, assim, incentivar o lazer pode trazer benefícios para a produtividade no trabalho. Políticas que permitam um horário flexível, home office ou pacotes de benefícios diferenciados são boas iniciativas. Na sua opinião, quais são as melhores práticas para aumentar a produtividade no trabalho? Compartilhe conosco suas dicas! Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)

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O que é computação na nuvem?

O que há alguns anos era apenas uma aposta e em pouco tempo tornou-se uma das mais promissoras tendências da era digital, hoje é uma realidade em franca ascensão no mundo online e que veio para ficar. Estamos falando da cloud computing, ou computação em nuvem, uma tecnologia recente que permite a realização de diversas tarefas e a execução de softwares em ambiente totalmente virtual, sem que nada precise ser baixado para uma estrutura física. Mas, afinal, você sabe de onde surgiu esse conceito e por que essa tecnologia ganhou tanta força? É o que explicaremos neste post. Confira:

O que é computação na nuvem?

Podemos comparar a nuvem digital a sua conta bancária. Assim como você não precisa ter dinheiro em espécie na carteira para pagar por algo, não precisa ter todos seus arquivos (textos, fotos, vídeos, músicas, planilhas, softwares e até jogos) em sua máquina para utilizá-los. Você pode fazer isso de qualquer lugar e quando bem desejar. Basta acessar pela internet o serviço em nuvem para executar a tarefa desejada diretamente no seu navegador em qualquer dispositivo, seja um computador, tablet ou smartphone, tal qual passar seu cartão de crédito ou débito em uma loja, restaurante ou na balada para pagar a conta. Não é preciso ter fisicamente para usar! Simples, não é mesmo?

Principais vantagens

Sem precisar de uma máquina específica, bastar ter uma conta no serviço desejado para acessar seus dados e informações hospedados na nuvem. Além da praticidade, seu PC não fica lotado de arquivos pesados, por exemplo, e não há o risco de perder todos esses documentos em caso de pane ou defeito na máquina. Tudo fica salvo e em segurança na nuvem. Isso dá realmente sentido à mobilidade e à facilidade proposta pelas empresas e maior rapidez para execução das tarefas corporativas, uma vez que, em alguns casos, basta um único servidor de grande porte para distribuir softwares e arquivos para as diversas estações funcionais. Além disso, o espaço de armazenamento disponibilizado na nuvem cresce cada vez mais, dispensando o uso de CDs, pendrives e HDs externos, que em breve ficarão obsoletos para salvar e transportar documentos. Por outro lado, muitos ainda desconfiam da segurança oferecida por esses serviços e, por isso, receiam em utilizá-los — especialmente para os dados mais sensíveis das empresas.

Serviços disponíveis

O One Drive, da Microsoft, é um belo exemplo de serviço em nuvem. Com ele, é possível sincronizar, mover ou copiar arquivos da rede para um determinado PC ou fazer o caminho inverso. Já o Office 365 oferece todas as ferramentas do Office no ambiente online, inclusive armazenando todos os arquivos por lá e permitindo, inclusive, edições colaborativas. Skype for Business, SharePoint e Bing Maps também possuem essas características. Além disso é possível sincronizar todos seus dispositivos físicos (PC, notebook, smarthones e tablets) utilizando a mesma licença e conta da Microsoft. Outras possibilidades, não voltadas para uso nas empresas, mas de como elas poderiam se servir da nuvem, podem ser entendidos nos serviços da Netflix, que armazena filmes e seriados em servidores remotos e os disponibiliza para assistir por streaming e a Adobe, que tem versões gratuitas de seus softwares em nuvem. São exemplos de empresas adotam esse tipo de solução tecnológica. Por esses e outros motivos é que a cloud computing já faz parte do presente de muitas empresas e ainda crescerá bastante em um futuro próximo. Você já sabia o que é computação na nuvem? Ainda tem dúvidas sobre se a nuvem é adequada à sua empresa, deixe seu comentário e teremos o maior prazer em ajudá-lo! Consultoria gratuita sobre Microsofy Azure, o Data Center Microsoft

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Stericycle adota Dynamics CRM Online para garantir a excelência no atendimento ao cliente

A Stericycle iniciou suas atividades nos Estados Unidos com a missão de ser a maior empresa do mundo especializada no gerenciamento de resíduos da área de saúde. Hoje, a empresa opera nos EUA, Reino Unido, Irlanda, Canadá, México, Argentina, Chile, Porto Rico, Romênia, Portugal e Brasil, oferecendo serviços de coleta e o transporte de resíduos perigosos (hospitalares e industriais), o tratamento e a destinação final; estratégias de gestão de recursos e programas de gestão de resíduos perigosos.

Desafio

Controlar com eficiência e rapidez a operação do CAC – Central de Atendimento ao Cliente, da companhia em todo o Brasil. Assim como centralizar todas as informações referentes ao atendimento dos clientes em um único sistema.

Tecnologia / Solução

Microsoft Dynamics CRM Online – Módulo de Serviços

Projeto da Stericycle

Todos os atendentes da Central de Atendimento ao Cliente utilizavam planilhas para controlar os chamados e interações com os clientes. Este procedimento se tornou inviável devido à grande quantidade de informações armazenadas. Então, a Stericycle escolheu o módulo de serviços do Microsoft Dynamics CRM Online para sustentar esta operação. O projeto de implantação, realizado pela inovelive! durou seis meses. As primeiras unidades brasileiras a utilizarem a ferramenta foram as de São Luíz – MA e Recife – PE. Agora, está sendo realizada a integração das demais unidades.

Resultado

Hoje, o Microsoft Dynamics CRM Online sustenta uma operação de 300 chamados diários, com a previsão de atender 500 quando o sistema já estiver consolidado em todas as unidades. Já é possível extrair métricas da Central de Atendimento ao Cliente, como tipos de chamados, além de aumentar a qualidade e diminuir o tempo dos atendimentos.

Depoimento da Stericycle

“Em poucos meses de uso do Microsoft Dynamics CRM já percebemos o avanço de nossa área de Atendimento ao Cliente. Temos métricas e com as informações dos clientes armazenadas em um sistema consolidado, conseguimos ter um atendimento proativo, antecipando as necessidades das empresas e assim agregamos valor em nossos serviços. Nosso objetivo de fidelizar os clientes está se tornando realidade.” Bruno Guiss, Director IS Infrastructure Latin America da Stericycle.

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Tudo o que você precisa saber sobre GED (gestão eletrônica de documentos)

E se você pudesse eliminar todos os arquivos físicos, facilitar o armazenamento, pesquisa e compartilhamento de documentos e ainda ganhar mais proteção, controle de acessos e agilidade em todos os processos que dependam de documentos no dia a dia de sua empresa? Isso já é possível ao implementar um software e investir na cultura de gerenciamento eletrônico de documentos. Neste post vamos definir o que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED), analisar quais são seus principais benefícios e riscos, quais as etapas básicas de um processo de implantação e as precauções a se tomar na rotina desse gerenciamento eletrônico. Confira!

O que é a Gestão Eletrônica de Documentos

Gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é a gestão de todos os arquivos — vídeos, sons, imagens, planilhas, textos ou outros formatos — armazenados em papel ou mídias físicas, sendo substituídos por tecnologias que permitem armazenar, controlar, consultar e compartilhar os arquivos com o simples uso de um navegador, uma conexão de internet e um software em nuvem para serem trabalhados e acessados. Também é possível armazenar os arquivos utilizando o software de GED e servidores internos, no entanto, essa prática costuma ser muito cara para pequenas e médias empresas, pois envolveria despesas com compra, manutenção e atualização de servidores locais, custo com espaço físico para alocação do servidor, despesas com backups visando a segurança dos arquivos, entre outros custos que uma infraestrutura local costuma trazer.

Os principais benefícios do GED sobre o gerenciamento convencional

Organização

Os documentos são organizados e armazenados pensando no momento em que alguém precisará acessá-los, ou seja, há uma estrutura de índice e marcações múltiplas que torna mais fácil pesquisá-los e encontrá-los. No modelo convencional, os documentos são organizados em pastas ou arquivos que seguem apenas uma categoria, mas nem sempre há uma categorização precisa, o que dificulta encontrá-los. Se sua empresa já perdeu uma causa trabalhista ou teve que pagar uma ação judicial por não ter encontrado uma prova documental em tempo hábil, você deve saber bem o quanto isso é importante.

Redução de custos

Atualmente, com a possibilidade de fazer uso da autenticação digital via cartório, ao implantar um sistema de gerenciamento eletrônico sua empresa economizará:
  • em espaço físico, uma vez que o metro quadrado será mais bem aproveitado e destinado para as atividades principais de sua empresa e não para arquivar sua burocracia em armários, estantes ou similares que ocupam espaço;
  • em pessoal, já que não será necessário contratar colaboradores dedicados para realizar o arquivamento e gerir o acesso aos documentos confidenciais de sua empresa;
  • em tempo, pois as pessoas poderão focar em suas tarefas e pesquisar mais facilmente sobre documentos que as ajudem a realizá-las no menor tempo possível e com uma qualidade superior.

Segurança

Além de aumentar a vida útil de um documento (porque ele só seria perdido se todos os servidores que o armazenam entrassem em colapso ao mesmo tempo), o gerenciamento eletrônico de documentos através de softwares em nuvem conta com proteções superiores aos servidores locais e redes internas das empresas. É possível ainda definir regras de acesso e de controles sobre os documentos, dando maior confidencialidade e controle para sua empresa.

Qualidade e padronização de trabalhos

Com o uso do GED, é possível criar fluxos de trabalho (workflows) que garantam que um processo obedecerá a todas as etapas e terá todos os itens preenchidos antes de ser salvo ou concluído. Com isso, é possível envolver mais de uma pessoa ou departamento na elaboração e arquivamento de alguns documentos.

Por que investir em Gestão Eletrônica de Documentos?

Algumas estatísticas elaboradas pelo IDC, consultoria especializada em inteligência de mercado e tecnologia da informação, apontam que:
  • Documentos importantes são copiados, em média, 19 vezes;
  • R$ 500,00 é o valor médio gasto por documento perdido em uma empresa;
  • Nos Estados Unidos, os escritórios criam diariamente 600 bilhões de páginas de relatórios de computador e 234 milhões de fotocópias. No mundo, os escritórios imprimem aproximadamente 1 bilhão de páginas de papel por dia;
  • Em média, um empresário gasta 1 mês por ano procurando documentos.
Em outras palavras, investir na Gestão Eletrônica de Documentos aumenta a produtividade, reduz custos e ajuda a preservar o meio ambiente.

Os 3 principais riscos envolvidos na implantação do gerenciamento eletrônico de documentos em sua empresa

  1. Não escolher uma tecnologia adequada às suas necessidades pode fazer sua empresa gastar muito e não ser produtiva o suficiente para pagar o investimento na implantação. Por exemplo, uma pequena ou média empresa pode optar por um sistema que tenha custos reduzidos na aquisição ou contratação, mas precisará de muitas customizações ou integrações para que funcione bem, o que é relativamente mais caro do que pagar um pouco a mais por uma boa e confiável tecnologia;
  2. Investir apenas em tecnologia. Qualquer tecnologia para ser rapidamente adotada e trazer ganhos reais para uma empresa, precisará ser fácil de usar, apresentar ganhos de eficiência para os usuários e exigirá treinamento. Além disso, os processos anteriores precisarão ser revisados e, uma vez redefinidos, devem se tornar obrigatórios, aceitando pouquíssimas exceções.
  3. Digitalizar e não organizar. Muitas empresas entendem que digitalizar documentos já é uma garantia de que eles não se perderão. A verdade é que se não houver um esforço por organizar a documentação digitalizada e estabelecer um padrão para o arquivamento e para facilitar a pesquisa, o processo de digitalização será inútil.
É importante encontrar uma consultoria de negócios e de tecnologia da informação que possa ajudar sua empresa nesse trabalho de arquivamento e configuração do software de gerenciamento eletrônico de documentos.

As 4 etapas do processo de digitalização e a solução de GED

Coleta e tratamento

A primeira fase é a seleção de todos os documentos que serão digitalizados. Nessa etapa, são avaliadas as condições de cada documento, que no caso de arquivos em papel podem estar amassados ou ilegíveis. Nessa situação, seria necessário tratar o documento para aumentar sua qualidade de leitura antes de digitalizá-lo.

Digitalização

É o processo de escanear ou converter as mídias físicas em arquivos eletrônicos propriamente dito. Nessa etapa, dependendo do volume de arquivos é mais econômico contratar um escritório especializado em digitalização do que internalizar a tarefa.

Indexar

Nessa etapa, os documentos recebem nomes, informações descritivas, códigos, data de criação ou qualquer tipo de marcações que auxiliem os usuários de sua empresa no momento de pesquisá-los.

Disponibilização e regras de acesso

Ao serem disponibilizados no software de gestão eletrônica de documentos, os arquivos recebem diferentes tipos de direito de acesso para garantir a confidencialidade das informações. Por exemplo, contratos trabalhistas e documentos de colaboradores serão acessados apenas pelos colaboradores da área de recursos humanos, mas o escritório de contabilidade também poderá incluir os holerites ou documentos trabalhistas nas pastas desses colaboradores. Ainda tem dúvidas ou quer fazer um comentário sobre o gerenciamento eletrônico de documentos? Deixe aqui o seu comentário e compartilhe conosco! Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)

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Comissão de vendas: como definir

Como remunerar adequadamente os vendedores a ponto de que corram atrás dos resultados que a sua empresa precisa, mas também que não fiquem tão desconfortáveis e suscetíveis a levar sua carteira de clientes para o seu concorrente? Essa dúvida é bem comum entre os proprietários, diretores e gerentes de equipes de vendas. A má notícia, é que não existe uma receita pronta sobre comissão de vendedores. A boa notícia é que existem boas formas para serem combinadas para se chegar ao modelo mais adequado para sua empresa e para a sua equipe de vendas.

O aspecto cordial sobrepõe o legal na comissão de vendedores

Para manter vínculos empregatícios entre o vendedor e a empresa, você terá que estabelecer uma remuneração básica que deverá ser de, ao menos, um salário mínimo. Já o comissionamento é um combinado entre sua empresa e o vendedor, pois segundo a lei 4.886/65, não há nenhum valor legal sobre o valor total da mercadoria que seja caracterizado como obrigação da empresa para com seus representantes comerciais. A única maneira de não ser obrigado a pagar um salário mínimo seria a de fazer acordo com profissionais autônomos para prestarem esse serviço. Mas, nesse caso, eles não seriam obrigados a manter a exclusividade na representação.

Tipos de comissão de vendas

Basicamente existem dois tipos de comissão:

Comissão fixa

Ideal para empresas que precisam de vendedores que tenham conhecimentos técnicos um pouco mais profundos dos produtos, como vendedores de tecnologia da informação ou de imóveis. Aqui, pode-se pagar um salário mais baixo e a comissão ser um percentual da venda, que costuma ser de alto valor.

Comissão variável

Por ser um modelo de vendas baseado em representantes comerciais sem vínculos com a empresa, é adequada para produtos com baixo ou médio valor no mercado e que não exija muitos conhecimentos para ser vendido, como é o caso de venda de cosméticos. Aqui, o valor percentual por produto costuma ser mais alto (entre 20 e 30% do valor final), mas o valor total da venda do produto é pequeno.

Combinações possíveis nas comissões de vendas

Existem algumas combinações que podem ser usadas em diversas situações que sua empresa atravessar:

Mínimo garantido + comissão + prêmio por cobertura de cota pessoal

Esse tipo de comissão é adequada para quando você quer que o representante se esforce por atingir sua meta individual — ou seja, você definiu um percentual de contribuição em vendas por produto ou de faturamento e, se o vendedor atingi-lo, ganhará esse bônus.

Mínimo garantido + comissão + prêmio por cobertura de cota pessoal + prêmio por cota da equipe

Neste caso, cada vendedor receberá, além de um bônus pelo atingimento da cota individual, um prêmio quando a cota da equipe for atingida. O problema deste modelo é que um vendedor pode receber o prêmio da equipe sem ter cumprido sua meta pessoal.

Mínimo garantido + comissão + comissão “boca de caixa”

A comissão “boca de caixa” é paga em dinheiro semanalmente, conforme as vendas de determinado produto. Ou seja, você pode oferecer essa comissão, por exemplo, quando tiver um estoque de determinado tipo de produto e quiser aumentar suas vendas. Cada vendedor que conseguir fazer as vendas que você define como “boca de caixa” recebe a comissão em dinheiro na semana da venda.

Comissão no momento do pedido

Assim como a comissão “boca de caixa”, esta é usada quando sua empresa precisa acelerar a previsão de saída do estoque ou planejar a demanda de algum produto para reduzir seus custos de produção. Neste caso, você assumirá o risco de pagar a comissão, mesmo que a compra não se concretize.

Comissão no faturamento

Este é o modelo mais difundido. Neste caso, o representante e a empresa assumem o risco e, caso o cliente não realize o pagamento do pedido, não haverá comissionamento. Independentemente do modelo de comissionamento que sua empresa escolher, um software de CRM pode ajudar a gerir todos o desempenho e a comissão de cada vendedor, além de indicar quais os bônus ou campanhas geraram maior resultado. Inscreva-se hoje mesmo de um webinar sobre CRM e vendas! Você conhece outras formas de comissão de vendas? Compartilhe sua experiência deixando um comentário abaixo!   Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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Comunicação no ambiente de trabalho: 5 erros que você não deve cometer

Todo empresário sabe que a comunicação é uma parte fundamental do seu negócio — e quem ainda não sabe, precisa mudar isso. O problema é que muitos acreditam que esse setor só é importante na hora de conquistar e cativar clientes, quando, na verdade, ter uma boa comunicação interna é essencial para que a equipe se mantenha produtiva e motivada. Para que sua empresa possa ter uma performance de excelência, listamos alguns erros que você precisa evitar quando o assunto é a comunicação no ambiente de trabalho. Confira!

1 - Monitorar o e-mail corporativo sem o conhecimento dos colaboradores

Como o próprio nome já diz, o e-mail corporativo deve ser utilizado com fins exclusivamente laborais e uma decisão polêmica adotada por diversas empresas é o monitoramento constante das caixas eletrônicas de seus funcionários. Essa solução é completamente legal e ajuda a evitar que os e-mails da empresa sejam utilizados de maneira frívola pelos funcionários, no entanto, é essencial que cada funcionário tenha completa ciência dessa política. Nunca entre no e-mail de qualquer membro da sua equipe sem que ele tenha conhecimento disso por parte dos gestores. Por outro lado, não contrate uma ferramenta de e-mail corporativo que não permita a administração e gestão por parte de uma pessoa de sua empresa, pois boa parte das informações que são essenciais para o desenvolvimento de seus negócios e para o relacionamento com seus clientes, encontram-se nas caixas de e-mail de seus colaboradores.

2 - Proibir totalmente as redes sociais

Devo liberar o acesso de redes sociais através das conexões da empresa ou não? Esse dilema está presente em várias áreas do mercado e se explica pelo temor de ver a perda de produtividade dos funcionários diante das muitas distrações da web. A verdade é que a proibição completa nunca é saudável: uma visita rápida ao Facebook ou ao Twitter durante uma pequena pausa pode ajudar a relaxar e fazer com que o seu funcionário volte ao expediente com a cabeça mais leve — mais ou menos como o efeito daquele cafezinho no meio do trabalho. No entanto, é necessário que essa política seja conversada exaustivamente com a equipe, definindo prazos máximos de permanência nesse tipo de ambiente virtual.

3 - Não usar redes sociais corporativas para fortalecer a comunicação no ambiente de trabalho

O maior erro aqui é ignorar essa alternativa: as redes sociais corporativas aumentam a capacidade dos funcionários de interagirem de maneira orgânica e produtiva, sem a rigidez dos meios de comunicação interna tradicionais. Através delas, é possível o compartilhamento de conteúdo, chats mais rápidos que ligações ou reuniões tradicionais e a implementação do conceito de trabalho colaborativo, o que aumenta a sinergia da equipe e abre porta para a troca constante de conhecimento.

4 - Comunicar-se exclusivamente online

É fato que mundo virtual está cada dia mais presente na vida de todos, seja na área pessoal quanto na profissional. Um dos maiores erros dos gestores, no entanto, é ter um foco excessivo na troca de e-mail, chats por Skype e outras facilidades do mundo 2.0, e se esquecer de que o encontro pessoal ainda é extremamente eficiente. Valorize o olho no olho, em especial em momentos chaves da gestão de pessoas, como a definição de novas metas ou reuniões para a passagem do feedback de desempenho. Nesses momentos, uma conversa cara a cara faz toda a diferença, denotando a seriedade com que a empresa lida com seus funcionários.

5 - Não escutar seu time

Por fim, é importante lembrar que comunicação interna não significa apenas que a palavra da empresa deve ser disseminada entre os funcionários. Significa, também, que os colaboradores devem ter a chance de se expressar e receberem a atenção devida por parte da corporação. Por isso, crie e estimule canais internos que possam receber sugestões, reclamações, indicações e até denúncias. Afinal, é através do diálogo constante entre as partes e de canais abertos de comunicação que serão encontradas soluções eficazes para todas as demandas. Sua empresa está tendo dificuldades ao lidar com a comunicação interna? Compartilhe conosco sua experiência! Banner do Webinar sobre Office 365

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