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A importância de uma extranet para sua empresa

​ Nem todos sabem, mas a extranet é uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação de uma empresa com seus fornecedores, clientes e até mesmo entre os colaboradores. Isso porque ela é uma junção estratégica da intranet e a internet. Neste artigo falaremos sobre a importância de uma extranet, seu conceito, benefícios e também sobre como os gestores podem explorar essa ferramenta para gerar lucros para o seu negócio. Continue lendo e lembre-se de deixar um comentário ao final do post!

O que é extranet?

Extranet é um site ou portal que reúne e compartilha informações de maneira segura, por meio do acesso identificado dos usuários. É, basicamente, um acesso privado e seguro a um site que uma empresa disponibiliza para seus funcionários, parceiros, fornecedores ou clientes. Sua principal vantagem é a capacidade de conexão remota e em total segurança, que aumenta a agilidade da equipe sem colocar em risco a segurança das informações. Existem três exemplos simples que facilitam a compreensão sobre o que é a extranet: 1- Internet Banking: além de sites públicos, onde os usuários podem consultar informações sobre produtos financeiros e processos bancários, os bancos disponibilizam o acesso a contas de seus clientes. Se você já usou esse serviço, então saiba que já utilizou uma extranet que reunia todas as informações de seu relacionamento com o banco; 2- Sites de pedidos: algumas empresas disponibilizam portais onde representantes comerciais podem fazer pedidos, consultar bônus e comissões a que tem direito ou participar de promoções, este também é um exemplo de extranet. 3- Portal de clientes: você já deve ter consultado informações, feito solicitações ou enviado reclamações para empresas que prestam serviços básicos, como fornecimento de água, luz, telefone, tv a cabo ou gás pela internet. Neste momento você estava utilizando uma extranet.

E como funciona a extranet?

Assim como a intranet e a internet, a extranet também utiliza o protocolo HTTP (HyperText Transfer Protocol) para conectar-se à rede. Ela funciona como uma extensão da intranet e pode ser acessada a partir de qualquer dispositivo, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora. A rede é protegida de diferentes formas, como mensagens criptografadas, firewalls e emissão de certificados digitais. Além disso, também conta com meios de autenticação de usuários, encriptação de mensagens e uso de VPNs (Virtual Private Network), ou redes privadas virtuais, em livre tradução, que abrem caminho de maneira segura pela rede pública.

Como as empresas podem utilizá-la?

A extranet possui diferentes características que podem ser utilizadas de diversas maneiras de acordo com as especificidades de cada negócio e segmento. Por ter a segurança como pressuposto, é amplamente utilizada para compartilhar informações estratégicas, como valores de produtos, composições químicas de produtos e aplicações bancárias, como já citamos acima. Outra utilização comum é a troca de informações sigilosas entre empresas que estão desenvolvendo projetos comuns, compartilhando programas de treinamento e, também, divulgando informações de interesse específico para um grupo de empresas. Também existem mensagens automáticas, conhecidas como EDI:

EDI (Eletronic Data Interchange)

Outra utilização da extranet por empresas de diferentes segmentos são as transferências de dados de um sistema de computador para outro sem a necessidade de interferência humana, o EDI. Essas informações são organizadas através de parâmetros preestabelecidos e enviadas através dos protocolos de rede pública. O EDI pode ser utilizado, por exemplo, para a atualização de preços de produtos em um determinado catálogo, envio dos números e modelos de peças automotivas de um fabricante para o revendedor, números de pedidos de compra, faturas, dentre muitos outros. As regras para a confecção dos parâmetros desses documentos devem ser acordadas entre as duas ou mais empresas e sempre respeitadas para que a comunicação flua perfeitamente. E você, já imaginou em como essa ferramenta pode ajudar sua empresa? Que tal conhecer o SharePoint como uma solução de extranet para a sua empresa? Inscreva-se em nossa consultoria gratuita! Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)  

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Por que sua empresa precisa de um e-mail corporativo?

Hoje é indiscutível a necessidade de qualquer empresa utilizar o e-mail, independentemente da sua área de atuação. Mesmo uma pastelaria precisa da ferramenta, nem que seja para receber notificações de órgãos públicos, fornecedores, entre outros. Acontece que, embora a maioria das organizações já utilizem o e-mail como o canal principal de comunicação, ainda existem muitas delas que demonstram amadorismo ao apostarem em endereços genéricos no Hotmail, Gmail, entre outros. Criar um e-mail corporativo é sinal de profissionalismo, principalmente se a sua empresa costuma enviar e-mails diretamente para os consumidores, investidores, clientes, entre outros. Além disso, essa também é uma forma de garantir uma série de outros benefícios, que vamos listar neste post. Confira a seguir os 4 principais motivos para que a sua empresa comece agora mesmo a investir em um e-mail corporativo!

Credibilidade

Em primeiro lugar, um e-mail corporativo garante uma credibilidade muito maior para a sua empresa. Isso porque, ao receber um e-mail com o domínio da sua marca, o cliente, o fornecedor, o banco, enfim, qualquer pessoa que troque mensagens com a empresa se sentirá muito mais confortável ao fazer isso, pois saberá exatamente que as informações são fornecidas diretamente para um canal oficial e exclusivo da organização. É um sinal de profissionalismo indispensável em um mercado cada vez mais competitivo.

Divulgação

A credibilidade conquistada também é importante caso a sua empresa atue ou pretenda atuar com a divulgação por meio do e-mail marketing. Isso porque e-mails genéricos, com domínios gmail.com ou hotmail.com, por exemplo, costumam ser encarados como spam ou vírus entre a maioria dos clientes. A taxa de abertura de um e-mail corporativo costuma ser exponencialmente maior, o que otimiza e facilita qualquer tipo de veiculação no meio, seja uma promoção da black friday ou a divulgação de um catálogo de produtos.

Segurança

Quando opta pela plataforma certa, o empreendedor pode conferir uma segurança muito maior aos dados da empresa e de seus clientes. Algumas plataformas de e-mail corporativo oferecem proteção contra ataques de terceiros, antivírus, antimalware e spam. Algumas ainda permitem que a empresa crie políticas de envio de mensagens baseadas no conteúdo redigido no e-mail, isso permite que dados relativos ao número de cartões de crédito ou contratos, por exemplo, só sejam enviados com a autorização do administrador. Além disso, também é possível segmentar com maior facilidade os e-mails utilizados por usuário e setor da empresa. Em outras palavras, é possível fazer um gerenciamento muito melhor dos e-mails, além de controlar o acesso com mais facilidade — inclusive restringindo acesso por máquina —, impedindo que pessoas não autorizadas da própria empresa tenham acesso indiscriminado a quaisquer informações. No entanto, é importante conhecer bem as soluções antes de contratá-las, por exemplo, a Microsoft garante um nível de segurança extra para as contas de e-mail corporativo e também não acessa as informações de sua conta de e-mail para nenhum fim, já o Google, informa ao usuário do Google for Work que as contas terão os mesmos níveis de proteção que as dos usuários do Gmail, convencional e gratuito, também afirma que as informações serão usadas com fins publicitários, ou seja, serão analisadas para aprimorar entregas de anúncios para os usuários.

Arquivamento

Claro que a questão da segurança está diretamente ligada à acessibilidade, no entanto, não é só no controle de acessos que ela se torna visível. Quando conta com um e-mail corporativo, a criação de e-mails distintos para cada setor se torna maior, o que permite uma organização muito mais eficaz das informações. O arquivamento será feito de acordo com setor e usuário, o que pode facilitar, por exemplo, que determinadas informações sejam encontradas. Além disso, e-mails corporativos oferecem uma série de funcionalidades, como o envio e recebimento de arquivos mais pesados, aumento da quantidade e qualidade do armazenamento de mensagens, entre outros.

Indicado por nós: Microsoft Exchange

Dentre as plataformas disponíveis hoje no mercado, a recomendação feita por nós é a Microsoft Exchange. Nela, você poderá contar com um serviço inteligente de sincronização, como o ActiveSync, integrando os e-mails recebidos por celulares, tablets e computadores. Além disso, com o Exchange você conta com uma proteção exclusiva antivírus e spam, o Microsoft Forefront, além de conseguir um e-mail com o espaço de armazenamento mais adequado para você. É muito importante escolher uma boa plataforma de e-mail corporativo para garantir agilidade e desempenho, além, é claro, de integração! Sabia que o Microsoft Exchange faz parte do Office 365? Participe do nosso webinar sobre a ferramenta e saiba como adotar um e-mail corporativo! Banner do Webinar sobre Office 365

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5 maneiras eficientes de classificar os clientes potenciais de sua empresa

Você já deve ter ouvido falar em leads, prospects, suspects e em clientes potenciais, oportunidades e consumidores. Além disso, com o crescimento do Inbound Marketing, alguns outros termos começaram a fazer parte do cotidiano de quem está no time de marketing e vendas de uma empresa, como MQL e SQL. Mas o que são todos esses termos? O que os diferencia? Qual a importância dessa classificação para o seu negócio e o que podemos fazer em cada etapa? Como dissemos, esses termos são usados nas áreas de marketing e vendas para determinar estágios de relacionamento com o cliente e monitorar como a empresa está atuando no processo de transformação de clientes potenciais em consumidores de seus produtos e serviços. Como todos esses termos foram criados nos Estados Unidos, vamos utilizar a classificação norte-americana para explicar e definir os estágios de relacionamento.

O que são os termos?

Todos os termos que vamos falar hoje são contatos ou potenciais clientes que estão na base de dados da empresa, ou seja, pessoas que por algum motivo tiveram um contato com você e podem vir a consumir o seu produto ou serviço, pois possuem alguma necessidade que as fariam procurar ou se interessar por isso.

Suspects

Nesse estágio temos uma empresa ou pessoa que suspeitamos que possa vir a comprar nosso produto ou serviço. Aqui temos apenas um nome, um anônimo que visita o site, alguém que vê os anúncios segmentados de sua empresa, sem muitos detalhes sobre seu poder de decisão ou influência sobre a compra, dados de contato como telefone e e-mail.

MQL

É o Marketing Qualified Lead (Lead qualificado pelo Marketing), ou seja, é um lead que já passou pelo time de marketing e foi classificado suficientemente bem para passar para a equipe de vendas. Um MQL não necessariamente precisa ter contato com alguém dentro da empresa, mas é um lead que já deixou informações suficientemente valiosas para avaliar se vale a pena ou não entrar em contato com ele. Essas informações podem ter sido deixadas por meio de downloads de e-books, participação de webinars ou até preenchimento de formulários de eventos. As informações que são necessárias para classificar um MQL dependem muito da empresa, mas alguns exemplos podem ser:
  • Nome da empresa;
  • Cargo;
  • Número de funcionários;
  • Área de atuação da empresa;
  • Faturamento.
Com ferramentas de automação de marketing, é possível classificar os clientes e os leads, além de efetuar a transferência para a equipe de vendas de forma automática.

Prospects

Os clientes potenciais com os quais sua empresa consegue interagir e saber qual é sua perspectiva, seus problemas ou desafios. A interação pode acontecer por telefone (em ligações que partem dele ou de sua empresa), e-mail ou reuniões presenciais. Essas são as situações ideais para coletar todos os dados necessários para dar sequência ao processo de vendas.

Leads

São os clientes-alvo por excelência, ou seja, aqueles que se encaixam em ao menos um dos critérios de qualificação de compradores de seu produto ou serviço definidos por seu time de marketing e vendas.

SQL

Essa é a Sales Qualified Lead, ou Lead qualificado por Vendas. É o último estágio da definição do cliente em potencial. Aqui é quando a sua equipe comercial entra em contato com o possível cliente e faz um diagnóstico a respeito das necessidades do lead, avaliando se vale a pena prosseguir com uma negociação ou se ele não é qualificado o suficiente. Uma metodologia interessante para fazer a avaliação é a BANT: Budget (orçamento), Authority (autoridade), Needs (necessidades) e Timeline (basicamente o prazo para que ele tem para suprir essa necessidade).

O que diferencia cada um dos estágios e quais ações podem ser tomadas

Estágio do Cliente Potencial/Dados coletados/Atividades a serem desenvolvidas:

Suspects

  • Fator que diferencia: temos apenas um nome;
  • Ação: completar os dados que permitam interação com essas pessoas ou empresas.

MQL

  • O que diferencia: temos várias informações que permitem avaliar que esse contato se encaixa no padrão de clientes;
  • Ação: passar o contato para o time comercial.

Prospects

  • O que diferencia: os dados permitem a interação (telefone, e-mail, correspondências ou reuniões);
  • Ação: capturar suas expectativas, problemas ou desafios para entender como os seus produtos ou serviços poderiam auxiliá-los.

SQL

  • O que diferencia: sabemos quais são suas intenções ao se relacionar com nossa empresa;
  • Ação: qualificar ou desqualificar o cliente potencial, conforme os critérios estabelecidos pelo time de marketing e vendas. Aqui é quando se define se vale a pena ou não investir o tempo do comercial com esse determinado contato.

Segmentação

Além de todas essas divisões, é interessante que os contatos também sejam segmentados não somente de acordo com o estágio do momento de compra que eles se encontram. Por exemplo: se sua empresa tem alguma solução focada em marketing, como ferramentas de automação que atendem todos os tamanhos de empresa de vários segmentos de atuação diferentes, é interessante que dentro de todas as etapas acima haja uma divisão quanto a essas informações (tamanho e área de atuação), pois é provável que o processo de vendas aplicado a uma empresa pequena seja diferente do aplicado a uma empresa grande, da mesma forma que o argumento de vendas pode ser diferente entre empresas de tamanhos e de área de atuação diferentes.

Qual a importância de classificar os clientes para o seu negócio?

Saber quem são seus clientes potenciais, em qual estágio de relacionamento estão e qual a melhor forma de comunicar-se com eles de acordo com cada perfil, permite focar suas estratégias para fazer com que cada contato, em cada estágio, avance para um nível superior de relacionamento até chegar ao final, que é a compra de seu produto ou serviço. É conseguir fazer com que ele seja conduzido por todo o caminho de compra e pela jornada do cliente, que está totalmente relacionada com o funil de vendas ou pipeline. Muitas empresas utilizam um software de CRM integrado a ferramentas de marketing para gerenciar, automatizar e mediar a eficácia das ações que são desenvolvidas com cada pessoa que se encontra em cada um desses estágios, bem como sua taxa de conversão para cada um deles e a possível descoberta de gargalos existentes. Que tal fazer um webinar para saber como classificar os seus clientes no CRM Online? Inscreva-se! Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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O que é o Microsoft Exchange Online?

Trabalhar com e-mail corporativo de forma segura pode, muitas vezes, tomar tempo e diminuir a produtividade do time. A hospedagem pode custar caro e a manutenção de tudo isso pode aumentar esses valores. É para resolver esse problema que existe o Microsoft Exchange Online, o serviço de e-mail hospedado na nuvem para empresas, da Microsoft. Saiba mais sobre ele:

Microsoft Exchange Online x Outlook

O produto pode ser adquirido direto no site da empresa ou ainda como parte do Office 365, um dos pacotes mais comuns entre as empresas. Muitas pessoas até confundem o Exchange Online com o Outlook, mas eles têm características que os diferenciam e os tornam complementares. Enquanto o Outlook é apenas um aplicativo para gerenciamento de contas de e-mail, o Exchange Online é um servidor onde as contas são configuradas e ficam hospedadas. São diversos os recursos que tornam o Microsoft Exchange Online uma excelente opção para hospedar os e-mails da sua empresa:

Controle

Personalização e controle são uma das características mais marcantes do Microsoft Exchange Online. A ferramenta permite que a solução seja personalizada com base nas necessidades das empresas e, mais do que isso, garante que toda a comunicação esteja disponível sempre. A migração também é bastante facilitada: de um dia para o outro é possível fazer toda a configuração necessária.

Multidispositivos

O Microsoft Exchange Online funciona em diversos dispositivos, com aplicativos disponíveis para garantir a acessibilidade total. Com ele é possível gerenciar os crescentes volumes de comunicação e ainda garantir que sua equipe trabalhe com muito mais eficiência. Além disso, a caixa de entrada concentra as mensagens mais importantes, e configurando as regras é possível torná-la ainda mais personalizada de acordo com sua maneira de trabalhar.

Gerenciamento

Com um acesso baseado em funções de cada pessoa, o software possibilita delegar tarefas e gerenciar o time e as informações armazenadas. O Microsoft Exchange Online tem suporte para caixas de correio grandes e seus usuários podem armazenar seus dados mais importantes em um só lugar.

Compartilhamento

O OneDrive for Business, outro recurso presente na suite da Microsoft, permite o fácil compartilhamento de arquivos e a coautoria em tempo real de documentos em diversos formatos. Quando o arquivo é atualizado, todos os participantes da equipe são automaticamente informados.

Segurança

Mas nada disso faria sentido se não existisse segurança dos dados armazenados na plataforma. O Microsoft Exchange Online garante a proteção da comunicação comercial e das informações confidenciais da empresa, protege de forma integrada também contra vírus, spam e ataques de phishing de forma ativa. A segurança não fica somente no âmbito de invasões. Existem recursos também para prevenção contra perda de dados e envio de informações confidenciais para pessoas não envolvidas com a empresa. Por meio de uma ferramenta de inteligência que analisa profundamente o conteúdo, identifica, monitora e protege dados, relatando e avisando que informações confidenciais podem estar sendo enviadas acidentalmente, se ainda assim, o usuário insistir no envio, o Exchange, enviará a mensagem para o administrador solicitando que este autorize ou barre o envio. O e-mail corporativo pode ser um problema sério para várias empresas, gerar custos desnecessários e ainda diminuir a produtividade da equipe. Mas se você está pensando em buscar uma solução definitiva, segura, e otimizada, o Microsoft Exchange Online é a melhor opção. Simples, prático e eficiente! Nós gostamos de compartilhar informações que façam sentido para empresas que buscam usar a tecnologia de uma forma mais eficiente. Se você gostou do conteúdo, curta a página da inovelive! no Facebook e veja em seu feed de notícias os textos que publicamos diariamente! Banner do Webinar sobre Office 365

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Salesforce ou Dynamics CRM: escolha a mais adequada para sua empresa

Existem várias comparações clássicas entre grandes corporações que sempre dividem opiniões, Coca vs Pepsi, Android vs iOS, Microsoft vs Apple, para falar só dos maiores. As discussões desses exemplos estão muito relacionadas a pessoas comuns, que usam ou consomem os produtos de cada empresa. Mas mesmo quando entramos no mundo corporativo, podemos observar algumas rivalidades entre gigantes que, da mesma forma, dividem opiniões. Um grande exemplo é o Salesforce ou Dynamics CRM. No post de hoje, vamos apresentar um comparativo entre essas duas grandes ferramentas, levando em consideração o sistema e o preço de cada um, as plataformas, integrações e funções. Vamos explicar um pouco de suas características, bem como seus pontos fortes e fracos, quais as diferenças, as semelhanças e, principalmente, te ajudar a definir qual das duas escolher para a sua empresa. Confira!

Sistemas e preço

O núcleo do CRM da Salesforce é o Sales Cloud, uma aplicação web que permite que empresas gerenciem seu time de vendas e consigam ter vários canais de relacionamento. A Salesforce também oferece o Service Cloud, focado nas necessidades de áreas de pós-vendas ou que prestam serviços, e conta com ferramentas de automação de marketing por meio dos aplicativos da Marketing Cloud. As empresas podem escolher individualmente algum desses módulos e pagar por eles de forma mensal, mas cada um possui um valor que precisaria ser somado para tornar possível a integração dos setores de marketing, vendas e serviços da empresa. O pacote do Microsoft Dynamics CRM é um pouco diferente e mais econômico. Ele já oferece os módulos de marketing, vendas e serviços integrados sem custos adicionais para serem utilizados. O que significa que você vai pagar menos para ter todas as áreas integradas em sua empresa. Além disso, você ainda pode contar com ferramentas adicionais e mais robustas, como o Parature, que melhora a relação de autoatendimento dos clientes e centraliza as comunicados deles com os atendentes independentemente do canal utilizado ou o Social Engagement, que monitora redes sociais, cria análises e permite o desenvolvimento das relações sociais com sua empresa. Os preços de cada CRM começam em patamares diferentes com funcionalidades diferentes. Enquanto o plano mais básico do Salesforce começa em 25 dólares por mês por usuário e chega até a 300 dólares por mês, já a licença mais completa do Dynamics custa 5 vezes de R$ 599,00 ou R$ 2.995,00 por usuário ao ano. Uma diferença bastante significativa.

Semelhanças

Ambos os softwares têm funcionalidades como gerenciamento de contato, de contas, gestão do território, previsão de vendas. Os dois sistemas também oferecem seus próprios marketplaces, onde você pode escolher diversas ferramentas e aplicações adicionais para customizar o seu software. O intuito dessas aplicações é agregar mais valor ao seu CRM, permitindo uma melhor usabilidade e proporcionando um melhor alinhamento com os objetivos e necessidades da equipe de vendas. Além disso, ambos são comercializados como SaaS (software as a service, ou software como serviço). O que facilita o acesso de pequenas e médias à ferramenta, pois não precisam investir em infraestrutura, manutenção ou equipe dedicada de suporte para utilizarem a ferramenta.

Como eles são diferentes

O Salesforce foi feito para operar como uma aplicação em nuvem. Isso pode ser um ponto positivo caso você goste de armazenar os seus dados num servidor remoto e usar um software totalmente web, mas pode não ser tão bom se você prefere deter sua própria licença e ter seu software hospedado no seu próprio servidor. O Microsoft Dynamics é mais flexível que o Salesforce, e você tem a opção de ter um CRM totalmente em nuvem, semelhante ao que é oferecido pelo concorrente, ou também pode hospedá-lo no seu próprio servidor, atendendo, então, a qualquer que seja a sua preferência de hospedagem.

Integrações

O Salesforce tem um pouco mais de integrações disponíveis dentro do seu marketplace, a Salesforce AppExchange. Existem mais de 2600 apps disponíveis para serem comprados. Já o marketplace do Dynamics, a Microsoft Dynamics app store, está em crescimento, mas é menor do que a sua concorrente. No entanto, o Dynamics CRM é um software de código aberto o que permite que qualquer ferramenta seja integrada ou que ele seja completamente customizado por qualquer desenvolvedor com um mínimo de experiência; já o Salesforce, tem um código fechado e qualquer tipo de integração ou de customização não disponível no AppExchange precisará da contratação de uma consultoria homologada pela Salesforce, que costuma ter um valor bem alto na contratação. Outra diferencial é que outras tecnologias da Microsoft, como Office 365, Outlook, SharePoint ou SQL Server, possuem integração completa do Dynamics CRM, necessitando de poucos cliques para ser feita e você não precisa nem de um parceiro especializado ou de um desenvolvedor. O Salesforce também permite integrações com algumas soluções Microsoft, mas elas não são tão completas nem tão simples quanto as do Dynamics CRM.

Ferramentas

Em sua atualização em 2015, o Microsoft Dynamics CRM surgiu com diversas ferramentas novas, incluindo funcionalidades específicas para o time de marketing e de vendas, permitindo uma visão separada de cada equipe, bem como edições, emissão de relatórios e permissões de acessos diferenciadas. Além disso, a Microsoft agrega novas funcionalidades e ferramentas constantemente ao seu CRM. As próximas funcionalidades são estratégias de gamificação para time de vendas, entre outras. Entretanto, o Salesforce possui alguns detalhes e funcionalidades atualmente que o Dynamics não tem. Essas funcionalidades são: ferramentas de dados de governança, gerenciamento de parceiros e gestão de performance. Por política, a Salesforce não divulga quais são os evoluções que a ferramenta sofrerá. O último detalhe sobre as ferramentas é que a compra de espaço adicional de armazenamento de informações (storage) no Dynamics CRM Online custa 10 dólares o GB e que uma integração com o SharePoint Online, pode dar 1 TB de espaço adicional. Já a Salesforce vende no mínimo 3 GB, sendo que cada giga custa 100 dólares. Ou seja, você precisaria pagar U$ 300,00 para ampliar o armazenamento do Salesforce ou apenas U$ 10,00  para utilizar 1 GB a mais no Dynamics CRM.

Salesforce ou Dynamics CRM?

No fundo, não existe uma solução melhor que a outra, mas existe aquela mais adequada às usa necessidades. Os dois são os líderes de mercado, assim como ambos entregam uma oportunidades desenvolvimento da ferramenta, um via venda de aplicativos, outro por meio de código aberto que permite maior flexibilidade, integração e customização. Sua decisão de qual CRM escolher deve ser baseada em quais sistemas você já tem implementado na sua empresa e quanto você está pensando em investir. É importante ressaltar que contratando o Dynamics CRM, você tem fácil integração com diversas outras ferramentas Microsoft sem ter que contratar alguém especializado ou pagar outras licenças. De forma geral, o mais interessante é observar também qual dos dois terá a implantação mais fácil e menos custosa para a sua empresa, além da adaptação da sua equipe. Você já utiliza algum desses CRMs na sua empresa? Deixe a sua opinião nos comentários abaixo! Banner para download do e-book "Otimizando suas vendas com o CRM"

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Workflow do SharePoint: o que é e como usar na sua empresa?

Sabia que com o Microsoft Office SharePoint Designer é possível criar fluxos de trabalho que utilizem a lógica de um aplicativo em seu site ou app sem ter que escrever código próprio e complexo? E com o workflow do SharePoint é possível criar regras associando condições e ações a itens em listas no próprio SharePoint para que elas iniciem fluxos de trabalhos (no inglês workflows)? Hoje você vai aprender a criar um workflow do SharePoint para automatizar processos de negócios em sua empresa, otimizando a revisão de documentos e arquivamento, por exemplo. É possível tirar da sua rotina aquelas tarefas chatas e passar a focar mais tempo no que importa!

O que é o SharePoint?

SharePoint é o software da Microsoft utilizado por milhares de empresas para colaborar em documentos e compartilhar informações entre parceiros e colaboradores. Nele, é possível construir aplicativos que melhoram a produtividade da sua equipe e aumentam a eficiência da sua empresa, tudo isso sem precisar escrever uma linha sequer de código! Ele funciona com a criação de workflows, com uma interface intuitiva para que você possa criar regras associando condições e ações a itens em listas e bibliotecas. Ao alterar as listas, você dispara ações no seu workflow do SharePoint. Você pode criar, por exemplo, um workflow que envia e-mails para usuários toda vez que sua equipe fizer upload de um novo documento em seu website ou para um site de equipe, utilizado na gestão de seus projetos. Quando o usuário o visualizar, é possível receber uma notificação, atribuindo status específicos conforme a necessidade de seu projeto.

Como o workflow do SharePoint funciona?

Ele pode ser tão simples ou complexo quanto a necessidade de sua empresa: é possível criar workflows do SharePoint para todo tipo de tarefa que possa ser automatizada. Usando o Workflow Designer, por exemplo, você escolhe e monta as condições que definem as etapas do seu fluxo de trabalho, o SharePoint Designer gera automaticamente qualquer formulário ASP.NET que for necessário. É possível ainda personalizar os formulários do fluxo de trabalho de acordo com uma necessidade específica. Pense neles como fluxogramas de ações com começo, meio e fim. Eles podem também incorporar ramos paralelos que progridem em direção a uma ação final comum.

Quais as funcionalidades do workflow do SharePoint?

Imagine criar um workflow do SharePoint que encaminha um documento para aprovação. Quando o fluxo de trabalho começa, ele notifica o usuário por e-mail que há um documento disponível. Esse usuário analisa o documento, faz as edições que precisa e, ao indicar que concluiu sua tarefa, o workflow prossegue para um dos possíveis ramos paralelos: se aprovado, o fluxo move para uma biblioteca de documentos os que estão ok, enviando uma confirmação para a equipe envolvida no projeto; caso ele tenha sido recusado, o fluxo notifica quem encaminhou o documento e quem o escreveu. O fluxo segue seu caminho até que a tarefa esteja concluída.

Como o workflow do SharePoint pode ser aplicado nas empresas?

Desde que uma ação de sua empresa possa ser estruturada segundo uma lógica que siga um processo com um início e fim determinados, é possível automatizá-la usando a ferramenta. Existem três coisas que podem dar início a um workflow: a criação de um novo item; a alteração de um item existente; ou a ação direta de um usuário no site feita usando o SharePoint. Um workflow do SharePoint está sempre conectado a uma biblioteca em um site construído com SharePoint. Quando você cria um workflow é possível selecionar a biblioteca que deseja adicionar a seu fluxo, e sua empresa pode ter várias bibliotecas e diversos workflows no mesmo projeto, variando de acordo com a complexidade de cada um. Consegue compreender o tanto que o workflow do SharePoint pode facilitar o dia a dia da sua empresa e te ajudar a economizar automatizando processos? E não se esqueça de contar pra gente nos comentários como pensa em usar essa ferramenta pra facilitar sua rotina a partir de agora! Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)

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O papel do fluxo de vendas na otimização de resultados da sua empresa

Nem sempre os gestores estão familiarizados com uma boa prática de gestão que leve em consideração a importância do fluxo de vendas, e nem todos, enfim, entendem de fato a relevância que ele tem para todo o funcionamento do negócio. Vamos falar a seguir dos principais pontos sobre a verdadeira importância do fluxo de vendas nos resultados da sua empresa. Confira!

O fluxo de vendas tem papel estratégico na empresa

Quando falamos em fluxo de vendas, logo pensamos em todos os esforços empregados para que o time de vendas consiga sempre bons retornos e para que a empresa continue crescendo com números cada vez melhores. Seu papel é estratégico e ajuda a garantir que haja sempre boa gestão no fluxo de caixa, adequado aproveitamento de oportunidades e bom andamento de todos os trabalhos e atendimentos que, ao fim, gerarão mais vendas e maiores ganhos. Logo, entender para que a análise do fluxo de vendas serve é algo que ajuda a sua empresa a ter mais preparo, tanto em termos de equipe quanto de gestão e bom controle financeiro — para que o processo seja mais seguro para você e para o cliente.

Ajuda a transformar vendas em processo

Infelizmente, muitas empresas ainda têm dificuldade de fazer isso. É comum, por exemplo, ver muitos vendedores e gestores acreditarem que vender é pura e simplesmente intuição ou vocação natural para a atividade. No entanto, a venda é, na verdade, um processo. É possível estudar com antecedência os hábitos dos consumidores para ficar mais fácil definir os períodos em que eles estão mais propensos a aceitar ofertas, quais produtos realmente teriam aplicação vantajosa em seu dia a dia e antecipar soluções. Abordando os clientes certos, da maneira certa e no momento certo, o retorno das vendas será maior e os resultados de seu time serão otimizados. Além disso, a necessidade de trabalhar e analisar bem o fluxo de vendas pode motivar investimentos positivos na gestão, como a adoção de uma ferramenta integrada para relacionamento — um CRM —, tornando muito mais fácil registrar e utilizar dados estratégicos para agir de forma mais certeira nas negociações. Ou seja, tudo vira processo e pode ser muito mais facilmente controlado para garantir os melhores resultados.

Previsibilidade

Ter um processo vendas bem definido, com o que cada etapa do funil representa, quais as ações que o vendedor tem que tomar em cada estágio da negociação e quais são as confirmações necessárias por parte do cliente para que a negociação continue avançando, ajuda na previsibilidade. Dessa forma é possível mensurar qual é a taxa média de conversão de oportunidades em clientes e de leads em oportunidades. Tendo esses dados, na reunião entre Marketing e Vendas é possível que os departamentos façam um acordo a respeito de metas de cada um, como: quantos leads o marketing precisa gerar para vendas e quais as taxas que a equipe de vendas precisa manter.

Mostra pontos fortes e fracos e ajuda na vantagem competitiva

Através do fluxo de vendas é possível descobrir onde a empresa está errando e acertando para que corrija os desvios da rota com mais agilidade. Tendo em mão as taxas médias de conversão, é possível encontrar gargalos e, principalmente pontos de melhoria. Se, por exemplo, a taxa de conversão de leads para oportunidades está muito baixa, pode ser a hora de Vendas e Marketing discutirem o que pode estar acontecendo. Se for entre a oportunidade e a venda, algum ajuste no processo pode resolver o problema. Munindo-se de adequado planejamento do fluxo de caixa, conhecimento dos produtos e dos clientes, é possível lidar melhor com objeções nas vendas para atender a interesses não só da empresa, que precisa lucrar nas vendas, como também do cliente, que precisa saber que fez o melhor negócio. Imagine um cliente que ache o preço de um produto muito alto em relação a outro concorrente, ou diga que não consegue pagar: você pode justificar o valor cobrado com base em atributos como qualidade e durabilidade (que resultarão em melhor custo-benefício em maior prazo) ou oferecer melhores condições de pagamento que facilitem a aquisição. Além disso, um bom processo de vendas inclui entender exatamente o que essa oportunidade precisa, porque ela está avaliando a sua solução e qual o motivo de ser neste momento e não em outro. Tendo isso em mãos, fica mais fácil de lidar com as objeções.

Gestão da equipe de vendas

Se pode ser medido, pode ser melhorado. Quando se tem um processo bem definido, fica fácil de colocar tudo no CRM e dar ao gerente ou gestor de vendas fácil acesso às informações e ao desempenho de cada um da equipe de vendas. Isso posto, fica fácil de ajudar vendedores que estão tendo problemas e medir a produtividade de cada um.

Ajuda na fidelização

O fluxo de vendas pressupõe, ainda, buscar o feedback do cliente sobre a experiência de compra para obter indicadores valiosos para o seu negócio e realizar melhorias onde for necessário. Para isso, abra canais que lhes permitam conversar com a empresa (chats, blogs ou SAC, que proponha soluções satisfatórias quando houver desajustes), estabelecendo assim um modelo de comunicação de duas vias para que o cliente possa expor o que precisa e para que a empresa consiga responder a essa demanda. Um fluxo bem definido também ajuda na retenção pois ele qualifica a oportunidade antes de tentar oferecer o produto. Vender, como já foi dito, não é somente um dom, é também processo. O vendedor que entende exatamente as necessidades do cliente, qualifica e cumpre todos os passos definidos, evita que uma determinada pessoa compre apenas por impulso, reduzindo muito a chance de cancelamento no curto prazo. Então a empresa acaba não sendo prejudicada por clientes que ficam pouco tempo, elevando a taxa de churn, e o cliente sabe exatamente o que está comprando, com todas as expectativas alinhadas. Essas medidas ajudam na fidelização por tornar a empresa capaz não só de manter tais clientes fiéis e comprando sempre, ou evitando um cancelamento no curto prazo (o que é muito mais rentável do que conquistar um cliente novo), mas também de garantir que eles tenham boas referências para indicar a outros. Todo vendedor sabe que a melhor oportunidade é aquela que veio de indicação de cliente, pois ela é um aval a respeito do seu produto, aumentando consideravelmente a possibilidade de conversão. Dessa forma, é mais fácil ter clientes mais satisfeitos na sua base. Já pensou em otimizar o fluxo de vendas da sua empresa com um CRM? Inscreva-se em nosso webinar gratuito sobre CRM Online e saiba como! Webinar sobre Produtividade e CRM Online

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4 motivos para usar um e-mail corporativo na sua empresa

Mesmo com a aparição de aplicativos de mensagem instantânea, redes sociais e outras plataformas de interação online, o e-mail corporativo continua sendo um dos canais de comunicação mais efetivos, tanto interna quanto externamente. Ele é a ponte que conecta a comunicação interna e externa da sua empresa, levando sua marca para onde quer que vá. Mas qualquer e-mail não faz a mesma coisa? Nem sempre. Um e-mail corporativo pode trazer benefícios que outros provedores não trazem, por isso, selecionamos 4 motivos para você usar um e-mail corporativo em vez de continuar investindo na informalidade dos e-mails gratuitos, como Gmail, Yahoo, Hotmail, entre outros. Vamos conferir?

Comunicação ágil e ao alcance de todos

O e-mail corporativo é uma forma ágil de comunicar fatos e dados a um grande número de pessoas de uma só vez. Basta criar um grupo, selecionar os destinatários e enviar sua mensagem. Mesmo quem não está no escritório ou em frente ao computador poderá recebê-lo, seja no smartphone ou no tablet, é só ter uma conexão de internet e pronto, o e-mail está lá.

Mais credibilidade para sua marca

Quando você utiliza um e-mail com a extensão @gmail.com, @yahoo.com, sua empresa não está identificada, o que pode comprometer a entregabilidade da sua mensagem. Recebemos dúzias de e-mails todos os dias e damos prioridade àqueles que reconhecemos o remetente, deixando os demais para depois ou simplesmente marcando-os como spam. Em contrapartida, se você tem um e-mail corporativo, sua marca está lá, @suaempresa.com, facilitando a identificação e estimulando a interação do recebedor com seu e-mail.

Mais opções para melhorar sua performance no trabalho

Outro fator importante de ter um e-mail corporativo é que os provedores preparados para atender à sua empresa fornecem outras ferramentas de trabalho que, quando integradas ao e-mail, otimizam suas tarefas e processos. Esse é o caso da sincronização de contatos e calendários, o que permite uma melhor gestão do tempo e organização no seu dia a dia.

Maior segurança para suas informações

As informações trocadas via e-mail são propriedade da empresa, portanto, devem estar seguras para que ninguém faça mau uso delas. Quando você utiliza um serviço aberto, tipo o Gmail, abre espaço para que suas informações sejam compartilhadas, ainda que indiretamente, em definições de perfis e públicos para campanhas publicitárias, também não conta com suporte dedicado ao serviço de e-mails ou ainda para que suas informações sejam perdidas por falta de atenção do usuário. Em contrapartida, se você utiliza um servidor de e-mail corporativo seguro, como o Microsoft Exchange, tem a certeza de que está 100% protegido contra vírus conhecidos e 99,99% protegido contra malwares. Além disso, conta com cinco SLAs (Acordos de Nível de Serviço) que garantem a qualidade do serviço prestado e pode monitorar todas as mensagens trocadas a partir do seu e-mail corporativo, acompanhando de perto todo o fluxo comunicacional da sua empresa. O e-mail corporativo também permite a filtragem baseada em políticas corporativas, ou seja, mais assertividade na hora receber e dar prosseguimento aos e-mails que chegam, evitando que mensagens sem importância lotem a caixa de entrada e comprometam a produtividade. Quer aprender mais sobre as vantagens do e-mail corporativo? Participe de nosso webinar sobre o Office 365, onde falamos explicamos tudo sobre este tema. Banner do Webinar sobre Office 365

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O guia definitivo do Microsoft Azure

Já faz tempo que a internet deixou de ser uma novidade no mercado para se tornar uma realidade no ambiente de empresas dos mais diversos segmentos. E uma das tecnologias que mais cresceu junto com a internet foi a chamada computação em nuvem, ou cloud computing. Quando se fala em computação em nuvem, muitas opções de serviços vêm à mente, mas hoje nós vamos falar aqui sobre uma das mais famosas plataformas para gerenciar sistemas em nuvem: o Microsoft Azure. Antes de mais nada, vale lembrar o significado do cloud computing: os ambientes virtuais são as nuvens onde aplicações das mais variadas podem ser hospedadas, tornando desnecessária a manutenção de arquivos em máquinas e servidores físicos. Empresas dos mais variados tamanhos já utilizam plataformas como o Microsoft Azure para gerenciar seus sistemas e arquivos, já que há uma vantagem que faz cada vez mais sentido em um mercado ágil como o nosso: economia de tempo.

O que é o Microsoft Azure?

O Microsoft Azure pode ser definido como um sistema operacional online, em que desenvolvedores podem escrever e hospedar seus sistemas utilizando as ferramentas que a própria Microsoft fornece. Ele é um grande apanhado de serviços na nuvem integrados e à disposição dos clientes com objetivo de conseguir mais agilidade, economia e melhores resultados. Como todo sistema de computação em nuvem, ele permite que as aplicações sejam acessadas através de navegadores de internet, sem a necessidade de instalação de qualquer programa localmente. Com a utilização dentro da empresa do Microsoft Azure como plataforma em nuvem, os funcionários responsáveis pela parte de tecnologia e desenvolvimento podem ter muito mais tempo para focar em atividades realmente produtivas e que tragam mais retorno para a empresa, em vez de perder tempo com questões puramente técnicas.

Quais os benefícios?

Para quem precisa hospedar aplicações na web, o primeiro e principal benefício do Microsoft Azure é a economia de tempo e dinheiro, já que será necessário apenas um mínimo de estrutura física e implementação para rodar os sistemas. Além desse primeiro benefício, podemos destacar alguns outros também relacionados diretamente com a produtividade dos envolvidos no processo.

Eficiência

A plataforma permite fácil gerenciamento de aplicativos empresariais, móveis, da web e até mesmo para projetos de internet das coisas, tudo isso usando habilidades e recursos que os profissionais de TI já têm. Além de tudo, as constantes atualizações promovidas pela Microsoft aumentam a rentabilidade do serviço para sua empresa.

Flexibilidade

Pensando em melhor atender seus clientes, a Microsoft suporta em sua plataforma os mais variados sistemas operacionais, linguagens de programação, frameworks, ferramentas, bancos de dados e dispositivos. Tudo isso com suporte para garantir o sucesso de quem utiliza.

Pague o quanto usar

O Microsoft Azure é uma plataforma em nuvem que trabalha em um modelo de créditos, ou seja, sua empresa vai pagar somente pelo que usar, incluindo minutos e recursos efetivamente utilizados. Como não poderia ser diferente, esses serviços podem ser aumentados ou reduzidos rapidamente para acompanhar a demanda do seu negócio.

Segurança

A proteção dos dados ainda é uma preocupação bastante recorrente em algumas empresas, que ainda têm receio de colocar determinados tipos de documentos e ativos na nuvem. No caso do Azure, o compromisso com a segurança dos dados é bastante grande: foi o primeiro provedor em nuvem a adotar o novo padrão de privacidade internacional ISO 27018.

De qualquer lugar para qualquer lugar

A plataforma da Microsoft é executada em uma rede de data centers em 22 regiões do mundo. Uma superfície global que oferece múltiplas opções para execução de sistemas e aplicativos com um desempenho garantido.

Confiabilidade

A plataforma Azure nasce com a assinatura da Microsoft, e, aparentemente, só isso bastaria para garantir segurança e confiabilidade ao serviço. Além disso, eles garantem que a plataforma é projetada para lidar com qualquer carga de trabalho, desde os pequenos projetos até os lançamentos globais de produtos: mais de 57% das empresas da Fortune 500 usam o Microsoft Azure, que além de tudo ainda oferece suporte técnico e monitoramento 24 horas, todos os dias da semana.

Em quais casos o Microsoft Azure é mais indicado?

Agora você já sabe tudo sobre o funcionamento do servidor em nuvem Microsoft Azure. No entanto, aposto que deve estar pensando nessa pergunta (ou até mesmo em uma outra): será que minha empresa precisa contratar esse tipo de serviço de hospedagem? Vejamos aqui alguns casos em que a contratação é muito indicada.
  1. Empresas de pequeno e médio porte que necessitam reduzir custos com a parte de TI e ainda buscam uma otimização da infraestrutura dedicada.
  2. Empresas que precisam armazenar uma quantidade grande de dados, mas não gostariam de gastar muito com infraestrutura e manutenção — conforme a necessidade da organização, o Microsoft Azure pode se ajustar à capacidade necessária utilizando até 64 processadores por máquina virtual.
  3. Empresas que possuem diversos sites e aplicativos web, e que, em determinados períodos, precisam aguentar um tráfego maior, como para uma campanha de marketing específica ou uma situação sazonal, como o Natal, por exemplo.
  4. Empresas que têm uma preocupação maior com a segurança dos seus dados e de seus clientes. O Microsoft Azure tem um backup automatizado inteligente que permite que sejam transferidas apenas as alterações, mantendo as versões anteriores e possibilitando sua recuperação.
Esses são apenas quatro exemplos hipotéticos de casos em que faz sentido que o Azure seja contratado. Outras opções podem ainda se encaixar no contexto e no perfil da sua empresa, e o site do serviço permite que sejam observados outros exemplos e cases. É possível contratar o Azure diretamente através do site, que ainda permite um teste gratuito da ferramenta. No início desse post, talvez você estivesse pensando se a computação em nuvem faria sentido para a sua empresa. Agora que nós explicamos em detalhes como funciona o Microsoft Azure, um dos mais populares serviços de cloud computing, já deu para mudar sua opinião? Se você quiser entender ainda melhor como funcionam essas plataformas e também conhecer alguns bons motivos para sua empresa adotar o cloud computing, clique no banner abaixo e inscreva-se para a nossa consultoria gratuita de Microsoft Azure! Consultoria gratuita de Microsoft Azure oferecida pela inovelive!

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Fluxo de vendas: como criar processos adequados para cada etapa

Um time de vendas bem gerenciado é sinônimo de um fluxo de vendas bem definido, ou seja, é possível que se tenha previsibilidade durante todo o processo e que haja um padrão seguido por toda a equipe. Ter todo esse fluxo bem estruturado é fundamental para conseguir qualificar os leads e torná-los clientes. No post de hoje vamos passar algumas dicas para você identificar e criar processos para as etapas desse fluxo e o primeiro passo é responder a algumas perguntas:

Por que o cliente compra o seu produto?

Quando estamos falando em mercados B2B, as empresas compram de outras empresas por três motivos principais:
  • Ganhar mais dinheiro;
  • Economizar dinheiro;
  • Reduzir riscos.
É muito importante saber do cliente qual o motivo pelo qual ele está avaliando uma solução como a sua agora e, principalmente, por que isso é uma prioridade. Saber qual é a urgência do seu lead é uma arma muito poderosa para conseguir convertê-lo em cliente.

Quanto ele geralmente gasta?

O ticket médio influencia diretamente em todo o fluxo de vendas. É natural que, quanto maior seja o preço do seu produto, maior o tempo de decisão de compra. Todas as pessoas, independentemente de quem elas sejam, têm uma certa resistência à mudança e é de se esperar que valores mais altos signifiquem mudanças maiores. O que nos leva à próxima pergunta.

Quanto tempo ele demora para tomar a decisão?

Quanto mais dinheiro investido, maior tende a ser essa resistência. Entender exatamente qual é o grau de mudança que o produto trará ao cotidiano do seu lead é essencial para saber se vale a pena ou não correr para um fechamento. Por exemplo: mudar o ERP de uma empresa é algo que vai gerar alterações em praticamente todos os setores. A mudança é enorme e, provavelmente, o tempo de tomada de decisão será proporcional. Por outro lado, mudar o fornecedor de café trará menos impactos, portanto, a tomada de decisão pode ser mais rápida. Com essas perguntas respondidas, é hora de montar um fluxo de vendas.

Como estruturar o fluxo de vendas

É muito importante que, independente do número de passos, você tenha as seguintes etapas:

Primeiro contato (conexão)

Aquela primeira conversa com o lead, o momento que você entende em linhas gerais o que ele está procurando e se vale a pena levar para uma conversa mais longa, se existe um potencial de compra ou aderência entre aquilo que ele está precisando e os produtos ou serviços que sua empresa tem a oferecer.

Qualificação

Na qualificação, é importante entender a fundo qual é a situação do lead, o que ele está procurando, quais são suas dificuldades e, principalmente, o motivo pelo qual está conversando com você agora (é para ganhar mais dinheiro, para economizar ou para reduzir riscos?) para avaliar se ele tem orçamento para arcar com a sua solução, e qual é o processo de decisão. Nós já citamos aqui uma técnica de qualificação chamada BANT, vale a leitura para entender melhor esta fase.

Envio de proposta e fechamento

Depois que as informações acima foram levantadas, é hora de mandar uma proposta customizada para o lead. Nesse momento você já deve ter várias informações importantes em mãos: quanto ele tem para investir, por que está avaliando a compra do seu produto e por que isso é uma prioridade agora. Essas informações podem se tornar argumentos valiosíssimos para conseguir o fechamento. Além de ter tudo isso em mãos, é de extrema importância que você tenha um CRM para conseguir definir bem qual será todo o fluxo de vendas e conseguir criar processos para tudo isso e, principalmente, conseguir levantar dados a respeito de cada etapa do seu funil para descobrir gargalos e conseguir ter previsibilidade. Com essa base você consegue definir quantas e quais serão todas as etapas do seu fluxo. E então, gostou do nosso post? Tem alguma dúvida ou sugestão sobre esse processo? Deixe sua opinião nos comentários! Banner para fazer download do e-book "Processo de Vendas: Dicas e Técnicas."

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