Viewing posts from: January 2016

Compartilhamento de arquivos: benefícios que sua empresa pode obter

Em um ambiente corporativo, o acesso a informações é imprescindível para dar mais agilidade às tomadas de decisões. Sabendo-se que uma empresa possui diversos setores, etapas e equipes que podem estar envolvidos nos processos decisórios, é preciso garantir a mobilidade e o acesso aos documentos e dados fundamentais à questão. E isso pode ser feito com mais segurança por meio do compartilhamento de arquivos em nuvem.

O compartilhamento de dados em nuvem é um serviço de gerenciamento de arquivos em ambiente online, que permite edição e visualização de documentos salvos diretamente na web. Uma vez que eles estejam disponíveis, a empresa poderá criar uma rede de colaboração entre colegas, clientes e parceiros do negócio.

Confira a seguir os principais benefícios de adotar essa solução:

Aumento da produtividade

Informações relativas a processos da empresa muitas vezes encontram-se dispersas em bases de dados desconexas, prejudicando a eficiência do time.

O compartilhamento de arquivos e a sua consequente mobilidade poderão criar novas oportunidades de negócios, favorecendo a interação entre a equipe e os clientes. Da mesma forma, o conhecimento adequado e a facilidade de acesso às informações permite que os colaboradores tenham condições de tomar decisões mais adequadas.

Praticidade no acesso às informações

O compartilhamento de arquivos em nuvem garante o acesso aos dados de qualquer dispositivo, em qualquer lugar. Dessa forma, não é necessário ter diversos arquivos espalhados em vários dispositivos ou computadores — tarefa que, muitas vezes, é complexa e abre grandes brechas para erros. Os documentos estarão concentrados em um único local disponível a todos os envolvidos.

Agilidade e controle na troca de informações

Com os arquivos armazenados na internet, as ferramentas de compartilhamento são uma forma prática de disponibilizá-los a outras pessoas, de maneira pública ou privada. Também é possível criar diferentes níveis de acesso para cada usuário e, com isso, gerenciar quem poderá efetuar modificações em determinados arquivos ou diretórios, o que protege os dados estratégicos mais importantes.

Aumento na segurança das informações

Essa prática pode garantir mais segurança do que manter os arquivos na infraestrutura interna, uma vez que isso exige atualização constante das ferramentas e softwares de proteção. Além disso, o compartilhamento de arquivos em nuvem é feito em ambientes de arquivamento redundantes, ou seja, com backup completo em mais de um servidor, garantindo maior segurança aos dados.

Saiba mais no nosso artigo Como a computação em nuvem pode proteger os seus negócios!

Melhor utilização de recursos da rede interna

Ao utilizar o serviço de compartilhamento em nuvem, a empresa tem a possibilidade de reduzir consideravelmente o volume de dados trafegados em sua rede interna, melhorando a velocidade e o desempenho de sua infraestrutura de TI. Seus servidores não estarão mais sobrecarregados e seus arquivos estarão disponíveis com mobilidade, segurança e a qualquer momento.

O grande benefício do compartilhamento de arquivos é a possibilidade de transmissão de conhecimento da empresa para suas equipes. Como se sabe, conhecimento é poder, e a sua gestão estruturada pode promover integração e eficiência entre as equipes, auxiliando a alavancar os resultados do negócio.

Quer conhecer uma ferramenta que permite fazer o compartilhamento de arquivos com total segurança e mobilidade? Então cadastre-se abaixo e ganhe uma consultoria gratuita!

Banner sobre consultoria gratuita de SharePoint Online (ECM, GED e Portais de Intranet)

Read more

4 obstáculos que você precisa superar para aumentar a produtividade

Uma das questões que mais tem demandado atenção das empresas ultimamente é a produtividade dos seus funcionários. O acesso à internet e suas distrações, bem como a falta de organização de atividades e do tempo de trabalho são exemplos de alguns dos problemas que atrapalham o fluxo de produção e o rendimento de qualquer equipe.

Veja abaixo alguns dos obstáculos mais comuns enfrentados por quem quer aumentar a produtividade no ambiente de trabalho — e aprenda a superá-los:

Falta de organização

Muitas pessoas têm dificuldade de organização, o que se reflete tanto nas questões pessoais quanto no trabalho. Por isso, um dos problemas mais comuns enfrentados em uma empresa é a falta de organização de alguns dos seus empregados.

Organizar as tarefas é essencial para que nenhuma acabe esquecida e para que o tempo de serviço tenha o melhor rendimento possível. Uma forma de gerenciar todas as atividades envolvidas em um projeto é utilizar o MS Project, que permite administrar o cronograma, decompondo todas as tarefas envolvidas e controlando o tempo gasto em cada uma. Ou ainda um site de equipes no SharePoint Online (já disponível no Office 365), nele a centralização de arquivos, possibilidade de criar um calendário comum de atividades e o estabelecimento de fluxos de trabalho e de aprovações, certamente facilitarão a organização das tarefas.

Controle das atividades e horas de trabalho

Como forma de motivar uma equipe, é necessário que todos saibam bem seus papéis dentro de um projeto e qual será a contribuição de cada um para atingir os objetivos. Um dos problemas mais recorrentes é não fornecer ao time informações básicas e a visão estratégica da empresa para determinada empreitada.

Muitos também não investem em uma nuvem para armazenamento das informações, dificultando o acesso de todos aos arquivos relacionados ao projeto. A computação em nuvem permite à equipe sincronizar arquivos importantes, que ficam acessíveis de qualquer dispositivo ou localidade, melhorando o desempenho no trabalho.

A internet e suas distrações

A internet trouxe muitos benefícios ao ambiente de trabalho, mas também criaram alguns problemas que afetam a produtividade de um time. Com o avanço das redes sociais e o grande número de sites de entretenimento sendo criados a cada momento, é difícil controlar o acesso dos empregados, principalmente quando levamos em conta que, mesmo bloqueando sites em sua rede, eles ainda terão acesso por meio da rede 3G de seus celulares.

É importante que os colaboradores tenham pausas para o descanso. Muitas vezes, a proibição de acesso não é o melhor caminho, mas sim engajar o time com o trabalho, delimitando horários para pausas e coisas pessoais.

Reuniões improdutivas

O ideal é que reuniões não durem mais do que duas horas. Porém, o que vemos acontecendo em diversos negócios é a perda de foco durante o encontro, comprometendo não só a sua produtividade, mas também as atividades individuais de cada participante.

Alguns softwares de e-mail corporativo, por exemplo, que permitem o agendamento de reuniões, também têm um campo para descrição da pauta, onde é possível acrescentar os temas para o encontro, com todos os assuntos que deverão ser abordados, evitando desvios durante a conversa.

Além dos obstáculos listados, é comum que as empresas não se preocupem com o bem-estar físico dos seus funcionários, o que pode influenciar diretamente na produtividade deles. Esteja atento a sinais de cansaço e alimentação deficiente. Observando esse e os problemas listados, é possível melhorar rendimentos e garantir resultados otimizados!

E você, já enfrentou algum outro problema dentro do seu time? Comente no nosso post e compartilhe conosco sua experiência!

Banner do Webinar sobre Office 365

Read more

Gmail ou Microsoft Exchange? Descubra como o barato pode sair caro

Hoje em dia, é fundamental que todos os profissionais tenham uma conta de e-mail para se comunicar, enviar documentos, fazer transações, entre outras funções. Nomes como a Microsoft e o Google são importantes quando se fala em provedores de e-mail. Por isso, neste post vamos falar de alguns aspectos dos dois principais serviços que essas plataformas oferecem: o Gmail e o Microsoft Exchange. Você já conhece essas duas ferramentas? Veja uma comparação entre elas e descubra qual é a ideal para você!

O Microsoft Exchange

Trata-se de um servidor colaborativo de comunicações, baseado em e-mails e projetado para empresas, sendo de propriedade da Microsoft Corporation. Para usar o serviço, é necessário adquirir uma licença que pode ser comprada da própria Microsoft ou de seus revendedores. Para acessar certos recursos do Outlook, é preciso ter uma conta no Microsoft Exchange, que só pode ser instalado em plataformas da família Windows Server (ou seja, somente empresas com seus próprios servidores de e-mail Exchange Server ou que usam o Windows Live Hotmail poderão usar o serviço).

O Gmail

O Gmail é um servidor gratuito de propriedade da gigante Google. Esse e-mail permite operação através de um navegador na internet, sem a necessidade de baixar softwares ou aplicativos específicos.

Os protocolos dos servidores

O protocolo IMAP, criado em 1986, é utilizado pelo Gmail. Permite que os usuários façam login em diferentes clientes de e-mail e visualizem as mesmas mensagens, já que elas são mantidas nos servidores remotos até sua exclusão pelo usuário. Mas apesar de ser muito popular, o IMAP apresenta desvantagens. Quando a mensagem é apagada da caixa de entrada, automaticamente será apagada do servidor remoto (torna-se necessário, portanto, fazer cópias das mensagens e arquivá-las para só depois excluí-las). Já o MAPI, desenvolvido pela Microsoft, permite a criação, manipulação, transferência e armazenamento de mensagens, dispensando a parte técnica. O MAPI facilita a conexão entre as aplicações de clientes e servidores de e-mail Microsoft Exchange e, aliado à tecnologia Exchange ActiveSync, sincroniza e-mails, contatos e calendários, rodando em clientes de e-mail ou aplicações locais.

As vantagens do Microsoft Exchange

Esse serviço carrega muitos benefícios atraentes para seus adeptos. E se você ainda não estiver convencido, veja a seguir:
  • Abordagem simplificada: interface de uso simples e prático.
  • Personalização dos serviços: escolha das configurações e parametrizações, permitindo que o usuário faça ajustes conforme as necessidades da empresa.
  • Atribuição de contas: migração de um domínio a outro sem custos suplementares.
  • Autoatendimento: novos recursos ajudam o usuário a realizar tarefas comuns sem a necessidade de assistência técnica.
  • Mensagens de voz: permissão aos usuários de receber mensagens de voz na caixa de entrada com visualização em texto.
  • Segurança: proteção das comunicações por meio de defesas embutidas contra vírus e lixo eletrônico. Além disso, dá suporte à grande variedade de produtos terceirizados de segurança;
  • Navegação mobile: além do computador, a conta pode ser acessada através de smartphones, tablets e notebooks.
  • Consulta de e-mails antigos: devido ao sistema de caches, o usuário pode consultar todos os e-mails, mesmo em modo offline.
  • Outlook Web App (OWA): recurso que permite ao usuário acessar seus e-mails através de um navegador e de touch screens.
  • Calendário dinâmico: com o calendário, é possível marcar reuniões, escolhendo horário, local e tema, compartilhando com seus colaboradores.

Outras funcionalidades

  • Recuperação de desastres;
  • Lista de endereços otimizada;
  • Segurança no exterior (os dados do usuário ficam alojados na França, submetidos à legislação estrangeira e seu e-mail só será acessado por pessoa autorizada);
  • Tecnologias Smart Search e Exchange ActiveSync.
Gmail ou Microsoft Exchange: qual você escolheria? É melhor pagar por um bom serviço do que dispor de uma ferramenta gratuita que está aquém de suas necessidades, não acha? Quer saber mais sobre essa ferramenta poderosa? Confira nosso artigo que explica o que é o Microsoft Exchange Online! Banner do Webinar sobre Office 365

Read more