Como mensagens instantâneas podem melhorar a comunicação interna?

Com a evolução do ambiente de trabalho e das tecnologias em geral, a comunicação interna da empresa também vem passando por modificações necessárias para que possa se adaptar às novas necessidades e possibilidades. Nesse contexto, as mensagens instantâneas despontam como uma possibilidade excelente para melhorar a comunicação interna, garantindo resultados mais satisfatórios. Descubra como isso é possível e conheça as vantagens de utilizar esse tipo de envio de mensagens!

Agilidade na comunicação

Como o próprio nome já indica, as mensagens instantâneas aumentam consideravelmente a agilidade na comunicação, que se torna imediata. Assim, caso surja um problema, dúvida ou questão, é só mandar uma mensagem para o colaborador responsável e aguardar a resposta.

Apesar de parecer a mesma coisa que o e-mail, a verdade é que as mensagens instantâneas, por definição, são mais ágeis porque antes de ser enviada você poderá checar se o profissional está online, ausente, ocupado, em reunião ou indisponível. Além disso, as mensagens instantâneas são menos formais e são mais adequadas para trabalhos colaborativos que exigem respostas mais imediatas.

Melhora a tomada de decisão

Imagine que uma decisão precise ser tomada com urgência na empresa, mas é preciso tirar uma dúvida sobre um aspecto de um processo, por exemplo: o vendedor está fechando uma grande venda, mas precisa saber se todos os itens estão disponíveis para pronta entrega. Se tivesse apenas o e-mail disponível para conferir essa questão, o vendedor mandaria uma mensagem para o gestor do estoque que poderia demorar horas ou até dias para ser respondida. Com o uso de programas de mensagem instantânea, o resultado é que a resposta vem mais rapidamente, em instantes — e, com isso, o vendedor e o próprio gestor podem tomar ações imediatamente, antes mesmo que as informações passem a constar no sistema da empresa. Essa é uma maneira mais ágil, eficiente e bem embasada para as tomadas de decisão.

O uso desses recursos de mensagem favorecem a comunicação em geral, estimulando que as dúvidas sejam tiradas no momento em que aparecem, também conectam pessoas que aparentemente não possuem relação na empresa, mas que podem agilizar processos, como indicamos no exemplo.

Economia com ligações

Com o uso de mensagens instantâneas, a empresa também economiza com ligações, já que é possível se comunicar de maneira imediata sem precisar de linhas telefônicas para isso. Além disso, alguns programas também oferecem suporte para chamadas de áudio e vídeo, como é o caso do Skype for Business. Dessa forma, tudo pode ser resolvido de maneira remota, garantindo maior economia e interação entre as equipes.

Mais produtividade

O fato de tudo poder ser resolvido a distância, garante mais produtividade em geral, já que não há a necessidade de alguns deslocamentos. Isso evita, por exemplo, que um funcionário tenha que sair de sua função em busca de outro em um local mais distante, abandonando sua mesa por um determinado período, além de permitir mais eficiência e integração com o trabalho remoto, seja para colaboradores em home office ou que estão sempre viajando.

Um exemplo bem prático: se sua empresa possui uma equipe de TI que auxilia os usuários em seus problemas na utilização dos softwares, eles podem receber acesso remoto ao computador do colaborador e resolver os possíveis problemas que os usuários tiverem, isso agiliza o atendimento da equipe de TI e elimina a necessidade de procurar os profissionais dessa área por meio de deslocamentos. Já pensou na rapidez que isso pode gerar para sua empresa?

Possibilidade de reunião

O Skype for Business também ajuda com as reuniões, que não são fáceis de fazer quando cada funcionário está em um lugar diferente. Através da videoconferência, é possível convidar até 250 pessoas para a mesma reunião. Isso garante que as decisões possam ser tomadas, discutidas e difundidas independentemente de onde a pessoa esteja, tudo sem precisar de esforços excessivos e nem recursos para deslocamentos.

Mobilidade

Outra das vantagens das mensagens instantâneas para a comunicação interna é o fato de que elas aumentam a mobilidade de toda a comunicação, pois basta que o colaborador tenha acesso a um dispositivo (desktop, tablet ou smartphone). Ou seja, enquanto um telefone pode não ser atendido porque a pessoa se encontra em reunião, por exemplo, uma mensagem instantânea pode ser respondida de qualquer lugar e a qualquer momento de maneira discreta e rápida.

Isso é muito útil, inclusive, para empresas que necessitem gerenciar equipes externas, como funcionários viajando ou que atuam em outras cidades. Com isso, é possível manter maior controle sobre o ambiente de trabalho e melhorar a comunicação e o relacionamento dos colaboradores entre si e da gestão com eles.

As mensagens instantâneas servem muito mais do que apenas para bater papo nas redes sociais, pois trazem a possibilidade de ampliar e melhorar a comunicação no ambiente de trabalho graças às suas diversas vantagens. Utilizar recursos potentes para as mensagens, entretanto, é algo fundamental para garantir que todos os resultados possam ser obtidos.

O que você pensa sobre o uso de mensagens instantâneas no trabalho? Comente aqui no blog, curta nossa página do Facebook e fique por dentro de mais novidades!

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