Como o SharePoint otimiza os fluxos de trabalho de sua empresa?

Um fluxo de trabalho bem desenhado garante maior controle sobre cada etapa necessária para sua realização, permitindo que a empresa tenha um processo muito mais seguro e eficiente. Entretanto, é preciso considerar formas de otimizar esses fluxos e, para isso, o Microsoft SharePoint. Já ouviu falar?

Confira como essa solução faz isso e saiba quais são suas possibilidades de uso!

Centralização das informações

De maneira geral, uma das principais vantagens do SharePoint é o fato de que ele é capaz de centralizar as informações e aplicações de uma empresa, departamento, equipe, fornecedores ou clientes de maneira geral. Com isso, os fluxos de trabalho são otimizados porque tudo fica em um só lugar, o que normalmente não acontece, já que as aplicações dificilmente conversam entre si.

Democratização dos acessos à informação

Outra vantagem do SharePoint é que existe uma democratização do acesso às informações. Como ficam todas no mesmo lugar, é muito mais fácil para os usuários terem acesso a documentos e fluxos de trabalho, garantindo maior integração.

Além disso, o uso do SharePoint também permite que todos se envolvam ativamente, com ferramentas conhecidas para a organização. Com isso, não apenas o acesso à informação é democratizado, mas também a sua produção.

Comunicação facilitada

A centralização das informações também permite uma comunicação mais integrada. Graças à democratização da informação, inclusive, é muito mais fácil que todos saibam sobre as necessidades específicas de um fluxo de trabalho, evitando os indesejáveis ruídos na comunicação.

Como tem a possibilidade de utilizar recursos como comentários, avaliações e blogs, o SharePoint também é responsável por criar uma intranet, estimulando e otimizando a comunicação interna.

Facilidade do uso

Outra vantagem do SharePoint é a sua facilidade de uso e integração com recursos conhecidos pela maioria das organizações, como os aplicativos do Office 365: Word, Excel, PowerPoint, ou ainda o Dynamics CRM Online. O fluxo de trabalho é facilitado porque se usam recursos de melhoria e integração. Por exemplo: Você pode gerar propostas em Word, de maneira automática, utilizando os dados do Dynamics CRM Online e disponibilizando o arquivo via SharePoint, tanto para sua equipe interna, quanto para clientes ou fornecedores, com isso há uma melhora na produtividade de sua equipe.

Mais segurança e confiabilidade

De modo geral, o SharePoint também dá mais segurança e confiabilidade para os fluxos de trabalho, já que os dados ficam totalmente protegidos e o serviço ainda conta com um ótimo sistema de recuperação de dados em caso de qualquer problema. Com um suporte preparado, é muito mais seguro utilizar seus fluxos de trabalho no SharePoint do que em outros servidores menos robustos, por exemplo.

Quais são as possibilidades de uso do SharePoint?

De maneira geral, o SharePoint pode ser utilizado para otimizar os fluxos de trabalho com a análise de dados com ferramentas de Business Intelligence ou com a criação de projetos colaborativos, por exemplo. A criação de categorias específicas e altamente relevantes para o negócio também é uma possibilidade, assim como a importação de fluxos de trabalho totalmente personalizáveis.

Outras possibilidades incluem a gestão e compartilhamento de documentos, o cruzamento entre plataformas e dispositivos diferentes, garantindo acesso irrestrito a tudo aquilo que é importante.

O SharePoint é capaz de otimizar os fluxos de trabalho, garantindo maior acesso, centralização e segurança das informações, o que origina uma melhor comunicação. Os usos do SharePoint também são diversos, indo desde as ferramentas de BI até o cruzamento de plataformas.

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