Office 365 ou Office 2013? Assinar ou comprar uma licença de software?

Como decidir a melhor opção entre os softwares de produtividade para sua empresa? Abaixo listamos alguns critérios que auxiliarão nessa tarefa e usamos como exemplo a comparação entre o Office 365 e o Office 2013, ao final você, além de saber os critérios para uma boa escolha, poderá dizer qual é a melhor opção para sua empresa.

1º Entenda quais softwares são mais necessários para o seu negócio:

Se as pessoas de sua empresa precisam somente de editores de planilhas, textos e apresentações e de acesso a um e-mail, além de não terem necessidade de acesso remoto aos documentos para executarem suas tarefas diárias, então o Office 2013 pode ser adequado.

No entanto, se elas desempenham o trabalho em equipe, fazem vídeo conferência, precisam de espaço para armazenamento de arquivos (documentos, vídeos e outros) em nuvem e ainda precisam de acesso a esses documentos em tablets, smartphones, notebooks ou em até outros 5 dispositivos, então o Office 365 é a melhor opção, pois tem mais softwares de produtividade e permite a instalação em até 5 dispositivos a partir da mesma assinatura.

2º Avalie as necessidades futuras de crescimento de sua empresa:

Sua empresa terá rotatividade, aumento ou diminuição no número de colaboradores? Se você escolher por softwares de produtividade como o Office 2013, então o aumento ou diminuição de colaboradores pode representar um problema, pois para cada PC sua empresa precisará comprar uma nova licença, com o valor aproximado de R$ 1.179,00* por estação de trabalho. Ou seja, se aumentar o número de colaboradores você terá que investir esse valor e se diminuir e não houver reposição, então você terá “perdido” esse valor.

Já com o Office 365 você poderá ativar e desativar as licenças sempre que quiser pagando apenas o valor da mensalidade (atualmente o plano Office 365 Business Premium custa R$ 40,80 por usuário/mês). Além disso, ao crescer sua empresa pode necessitar de ferramentas como o Lync (vídeo conferência e mensagens instantâneas), SharePoint (portais de intranet e gerenciador de arquivos entre as equipes internas ou parceiros externos), Yammer (rede social corporativa), Exchange Online (acesse seus e-mails, calendário, tarefas, anotações e contatos offfline ou na web) além do WordExcel e PowerPoint. E o melhor, todas essas ferramentas podem ser acessadas de forma remota por meio de dispositivos ou de um mero navegador de internet.

3º Planeje a compra e a manutenção:

Uma dúvida muito comum é: Devo investir em algo definitivo ou fazer uma assinatura? O que é mais vantajoso?

Vamos fazer as contas. Para instalar o Office 2013 sua empresa pagará R$ 1.179,00* por estação de trabalho e terá acesso apenas ao WordExcelPowerPointOneNoteOutlook, PublisherAccess. Para implantar o Office 365, pagará apenas R$ 40,80* (usuário/mês no plano Business Premium), terá acesso a todos esses softwares de produtividade do Office 2013, mais o LyncSharePointYammerExchange Online e One Drive for Business.

Ainda está em dúvida?  Veja que ao assinar o Office 365 sua empresa vai demorar aproximadamente 2 anos e 5 meses para chegar no valor do Office 2013. Além desses custos, o Office 2013 ainda precisará de investimentos em equipe técnica para instalação e atualizações do software, investimentos em hardware, como servidores, definição de processos de backup e investimento em memória para o armazenamento dos arquivos… Enfim, existem outras despesas adicionais que variam conforme a estrutura da empresa e que podem sereliminadas ao se contratar o Office 365 na nuvem da Microsoft, além da garantia de ter o produto sempre atualizado e com programas que garantirão mais produtividade para sua equipe.

Existem mais duas dicas simples: 4º Teste a ferramenta por algum tempo para ver se ela atende suas necessidades e 5º Busque uma consultoria para te auxiliar na escolha e esclareces suas dúvidas.

E aí qual seria a melhor opção para sua empresa: Office 365 ou Office 2013?

 

*Os valores apresentados neste texto estão disponíveis no site: http://www.microsoftstore.com/ e foram consultados no dia 04 de fevereiro de 2015

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