Tudo o que você precisa saber sobre GED – Gestão Eletrônica de Documentos

E se você pudesse eliminar todos os arquivos físicos, facilitar o armazenamento, a pesquisa e o compartilhamento, além de ganhar mais proteção, controle de acessos e agilidade em todos os processos que dependam de documentos no dia a dia de sua empresa?

Com a implementação de um software e o investimento na Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o cenário descrito acima se torna perfeitamente possível.

Neste post, vamos explicar o significado do termo e analisar quais são seus principais benefícios e riscos, quais as etapas básicas de um processo de implantação e quais as precauções a se tomar na rotina desse gerenciamento eletrônico. Confira!

O que é a gestão eletrônica de documentos?

Trata-se da gestão de todos os arquivos — vídeos, sons, imagens, planilhas, textos ou outros formatos — armazenados em papel ou mídias físicas, substituindo-os por tecnologias que permitam manter, controlar, consultar e compartilhar com o simples uso de um navegador, uma conexão de internet e um software em nuvem.

Também é possível salvar os documentos utilizando o software de GED e servidores internos. No entanto, essa prática costuma ser muito cara para pequenas e médias empresas, pois envolve despesas com compra, manutenção, atualização de servidores locais, espaço físico para alocação do servidor e backups visando à segurança dos arquivos, entre outros custos que uma infraestrutura local costuma trazer.

A GED pode ser usada pelos mais diversos tipos de negócio, uma vez que seu sistema é moldado a partir das necessidades de cada setor. Além disso, o software promove o acesso do gestor a todas aquelas informações.

O sistema pode ser acessado facilmente via web, a partir de uma intranet corporativa que pode ser conectada externa ou internamente.

Quais são as principais tecnologias ligadas à GED?

Document Imaging

Document Imaging, também conhecido por DI, é uma das tecnologias mais populares da GED.

Ela traduz-se pela própria conversão do arquivo físico para o meio digital. Um exemplo do uso dessa tecnologia é quando alguém digitaliza os documentos, a fim de guardá-los em redes corporativas.

Capture

Capture é uma tecnologia relacionada à captação de documentos e outras informações. Essa solução tecnológica as transforma em dados confiáveis, que podem ser recuperados. A solução se integra facilmente a todas as aplicações da empresa.

Document Management

Document Management é, em poucas palavras, o gerenciamento de arquivos. Trata-se da tecnologia responsável por realizar a gestão, aprovar, descartar e revisar os diversos dados e documentos digitais.

Por essa razão, vale dizer que se trata de um dos artifícios mais incríveis dentro da GED, já que controla as informações presentes no sistema, promovendo a segurança e a busca entre os materiais eletrônicos.

Workflow

Workflow é o procedimento especializado na organização da GED, ou seja, em seu fluxo de trabalho. Assim, todos os processos de execução de tarefas têm um tempo pré-definido por essa tecnologia, que também garante que as datas sejam cumpridas.

Trata-se de uma peça fundamental do gerenciamento eletrônico de documentos, já que garante que tudo funcione, de fato, dentro de um prazo específico. Além disso, ele também é responsável por averiguar se as pessoas adequadas estão completando determinadas ações.

Cold

Cold é uma tecnologia que disponibiliza a gravação direta do computador para o disco ótico do sistema.

Dessa forma, é possível armazenar os mais diversos tipos de documentos, como relatórios e backups, em meios de baixo custo. Isso diminui bastante os custos da organização, o que consequentemente se refletirá em sua lucratividade.

Forms processing

O processamento de formulários constitui a tecnologia GED responsável por reconhecer e distinguir cada informação coletada, bem como dividi-las em bancos de dados específicos.

Toda a demanda de organização dos documentos é automatizada, o que economiza o tempo de seus funcionários. Para tanto, são aproveitados dois tipos de tecnologia cabíveis para o reconhecimento dos termos — o Reconhecimento Inteligente de Caracteres (ICR) e o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

RIM

Records and Information Management é a parte da GED que gerencia o ciclo de vida de um documento. A informação é gerida desde a sua criação até seu o descarte, com o controle da disponibilidade, do armazenamento, da manutenção e do processamento dos dados.

É importante lembrar que o RIM faz a gestão dos mais diversos tipos de arquivos, desde mídias até blocos de texto.

Quais são os principais benefícios em relação ao gerenciamento convencional?

Organização

Os dados são organizados e armazenados pensando no momento em que alguém precisará acessá-los, ou seja, há uma estrutura de índice e marcações múltiplas que torna mais fácil pesquisá-los e encontrá-los.

No modelo convencional, os documentos são organizados em pastas ou arquivos que seguem apenas uma categoria, mas nem sempre há uma categorização precisa, o que dificulta a tarefa de encontrá-los.

Se a sua empresa já perdeu uma causa trabalhista ou teve que pagar uma ação judicial por não ter encontrado uma prova documental em tempo hábil, você deve saber bem o quanto isso é importante.

Redução de custos

Atualmente, com a possibilidade de fazer uso da autenticação digital via cartório, ao implantar um sistema de gerenciamento eletrônico sua empresa economizará:

  • Espaço físico, uma vez que o metro quadrado será mais bem aproveitado e destinado às atividades principais (e não para arquivar sua burocracia em armários ou estantes que ocupam espaço);
  • Pessoal, já que não será necessário contratar colaboradores dedicados para realizar o arquivamento e gerir o acesso aos documentos confidenciais de sua empresa;
  • Tempo, pois as pessoas vão poder focar em suas tarefas e pesquisar mais facilmente sobre documentos que as ajudem a realizá-las no menor tempo possível e com uma qualidade superior.

Segurança

Além de aumentar a vida útil de um documento (porque ele só seria perdido se todos os servidores que o armazenam entrassem em colapso ao mesmo tempo), o gerenciamento eletrônico, por meio de softwares em nuvem, conta com proteções superiores aos servidores locais e às redes internas das empresas.

É possível, ainda, definir regras de acesso e de controles sobre os documentos, dando maior confidencialidade e controle para o seu negócio.

Qualidade e padronização de trabalhos

Com o uso da GED, é possível criar fluxos de trabalho (workflows) que garantam que um processo obedecerá a todas as etapas e terá todos os itens preenchidos antes de ser salvo ou concluído.

Com isso, é possível envolver mais de uma pessoa (ou um departamento) na elaboração e no arquivamento de alguns documentos.

Por que investir em gestão eletrônica de documentos?

Algumas estatísticas elaboradas pelo IDC, consultoria especializada em inteligência de mercado e tecnologia da informação, apontam que:

● Arquivos importantes são copiados, em média, 19 vezes;

● R$ 500 é o valor médio gasto por documento perdido em uma empresa;

● Nos Estados Unidos, os escritórios criam diariamente 600 bilhões de páginas de relatórios de computador e 234 milhões de fotocópias. No mundo, os escritórios imprimem aproximadamente 1 bilhão de páginas de papel por dia;

● Em média, um empresário gasta 1 mês por ano procurando documentos.

Em outras palavras, investir na gestão eletrônica de documentos aumenta a produtividade, reduz custos e ajuda a preservar o meio ambiente.

Quais são os 3 principais riscos envolvidos na sua implantação?

1. Não escolher uma tecnologia adequada às suas necessidades pode fazer seu negócio gastar muito e não ser produtivo o suficiente para pagar o investimento na implantação.

Uma pequena ou média empresa, por exemplo, pode optar por um sistema que tenha custos reduzidos na aquisição ou contratação, mas precisará de muitas customizações ou integrações para que funcione bem, o que é relativamente mais caro do que pagar um pouco a mais por uma boa e confiável tecnologia.

2. Investir apenas em tecnologia. Qualquer tecnologia, para ser rapidamente adotada e trazer ganhos reais para uma empresa, precisa ser fácil de usar e apresentar ganhos de eficiência para os usuários, exigindo treinamento.

Além disso, os processos anteriores precisam ser revisados e, uma vez redefinidos, devem se tornar obrigatórios, aceitando pouquíssimas exceções.

3. Digitalizar e não organizar. Muitas empresas entendem que digitalizar documentos já é uma garantia de que eles não se perderão. A verdade é que se não houver um esforço para organizar a documentação digitalizada e estabelecer um padrão para o arquivamento, facilitando a pesquisa, o processo de digitalização será inútil.

É importante encontrar uma consultoria de negócios e de tecnologia da informação que possa ajudar nesse trabalho de armazenamento e configuração do software de gerenciamento eletrônico de documentos.

Quais são as 4 etapas do processo de digitalização e a solução de GED?

Coleta e tratamento

A primeira fase é a seleção de todos os documentos que serão digitalizados. Nessa etapa, são avaliadas as condições de cada um (no caso de arquivos em papel, podem estar amassados ou ilegíveis). Nessa situação, seria necessário tratá-lo, para aumentar sua qualidade de leitura, antes de digitalizá-lo.

Digitalização

É o processo de escanear ou converter as mídias físicas em arquivos eletrônicos propriamente ditos. Nessa etapa, dependendo do volume de arquivos, é mais econômico contratar um escritório especializado em digitalização do que internalizar a tarefa.

Indexação

Aqui os documentos recebem nomes, informações descritivas, códigos, data de criação ou qualquer tipo de marcação que auxilie os usuários de sua empresa no momento de pesquisá-los.

Disponibilização e regras de acesso

Ao serem disponibilizados no software de gestão eletrônica de documentos, os arquivos recebem diferentes tipos de direito de acesso, para garantir a confidencialidade das informações.

Contratos trabalhistas e documentos de colaboradores, por exemplo, serão acessados apenas pelos colaboradores da área de recursos humanos, mas o escritório de contabilidade também pode incluir os holerites ou documentos trabalhistas nas pastas desses colaboradores.

Ainda tem dúvidas ou quer dar sua opinião sobre a gestão eletrônica de documentos? Deixe o seu comentário!

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