Workflow do SharePoint: o que é e como usar na sua empresa?

Sabia que com o Microsoft Office SharePoint Designer é possível criar fluxos de trabalho que utilizem a lógica de um aplicativo em seu site ou app sem ter que escrever código próprio e complexo? E com o workflow do SharePoint é possível criar regras associando condições e ações a itens em listas no próprio SharePoint para que elas iniciem fluxos de trabalhos (no inglês workflows)?

Hoje você vai aprender a criar um workflow do SharePoint para automatizar processos de negócios em sua empresa, otimizando a revisão de documentos e arquivamento, por exemplo. É possível tirar da sua rotina aquelas tarefas chatas e passar a focar mais tempo no que importa!

O que é o SharePoint?

SharePoint é o software da Microsoft utilizado por milhares de empresas para colaborar em documentos e compartilhar informações entre parceiros e colaboradores. Nele, é possível construir aplicativos que melhoram a produtividade da sua equipe e aumentam a eficiência da sua empresa, tudo isso sem precisar escrever uma linha sequer de código!

Ele funciona com a criação de workflows, com uma interface intuitiva para que você possa criar regras associando condições e ações a itens em listas e bibliotecas. Ao alterar as listas, você dispara ações no seu workflow do SharePoint. Você pode criar, por exemplo, um workflow que envia e-mails para usuários toda vez que sua equipe fizer upload de um novo documento em seu website ou para um site de equipe, utilizado na gestão de seus projetos. Quando o usuário o visualizar, é possível receber uma notificação, atribuindo status específicos conforme a necessidade de seu projeto.

Como o workflow do SharePoint funciona?

Ele pode ser tão simples ou complexo quanto a necessidade de sua empresa: é possível criar workflows do SharePoint para todo tipo de tarefa que possa ser automatizada. Usando o Workflow Designer, por exemplo, você escolhe e monta as condições que definem as etapas do seu fluxo de trabalho, o SharePoint Designer gera automaticamente qualquer formulário ASP.NET que for necessário.

É possível ainda personalizar os formulários do fluxo de trabalho de acordo com uma necessidade específica. Pense neles como fluxogramas de ações com começo, meio e fim. Eles podem também incorporar ramos paralelos que progridem em direção a uma ação final comum.

Quais as funcionalidades do workflow do SharePoint?

Imagine criar um workflow do SharePoint que encaminha um documento para aprovação. Quando o fluxo de trabalho começa, ele notifica o usuário por e-mail que há um documento disponível. Esse usuário analisa o documento, faz as edições que precisa e, ao indicar que concluiu sua tarefa, o workflow prossegue para um dos possíveis ramos paralelos: se aprovado, o fluxo move para uma biblioteca de documentos os que estão ok, enviando uma confirmação para a equipe envolvida no projeto; caso ele tenha sido recusado, o fluxo notifica quem encaminhou o documento e quem o escreveu. O fluxo segue seu caminho até que a tarefa esteja concluída.

Como o workflow do SharePoint pode ser aplicado nas empresas?

Desde que uma ação de sua empresa possa ser estruturada segundo uma lógica que siga um processo com um início e fim determinados, é possível automatizá-la usando a ferramenta. Existem três coisas que podem dar início a um workflow: a criação de um novo item; a alteração de um item existente; ou a ação direta de um usuário no site feita usando o SharePoint.

Um workflow do SharePoint está sempre conectado a uma biblioteca em um site construído com SharePoint. Quando você cria um workflow é possível selecionar a biblioteca que deseja adicionar a seu fluxo, e sua empresa pode ter várias bibliotecas e diversos workflows no mesmo projeto, variando de acordo com a complexidade de cada um.

Consegue compreender o tanto que o workflow do SharePoint pode facilitar o dia a dia da sua empresa e te ajudar a economizar automatizando processos? E não se esqueça de contar pra gente nos comentários como pensa em usar essa ferramenta pra facilitar sua rotina a partir de agora!

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